Programme Soutien au traitement des archives privées

• Montant de la subvention compris entre 5 000 $ et 20 000 $ par projet.
• Obligation pour les organismes publics de couvrir au moins 50 % des coûts du projet par des fonds propres ou une contribution en nature.
• Un seul projet peut être soumis par organisme durant le programme.

• Le demandeur doit être un organisme sans but lucratif incorporé en vertu des lois du Québec ou du Canada, une municipalité ou un autre organisme public ayant son siège au Québec.
• Le projet doit porter sur le traitement de fonds ou de collections d’archives privées (tri, classification, description, indexation et traitement physique) ou sur la numérisation de fonds ou de collections d’archives privées à des fins de traitement et de conservation.

Qui est admissible?

• Organismes sans but lucratif incorporés selon les lois du Québec ou du Canada
• Municipalités situées au Québec
• Organismes publics ayant leur siège au Québec

Qui n'est pas admissible

• Projets liés aux documents actifs ou semi-actifs, ou portant sur des archives publiques.
• Entreprises ou organismes dont le projet concerne la collecte, la restauration ou la diffusion d’archives.
• Projets impliquant des archives conservées à l’extérieur du Québec ou dont les documents sont déjà dans les centres de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (sauf dépôt d’archives privées).
• Projets axés sur l’acquisition, l’installation ou l’entretien de biens mobiliers comme du matériel informatique, des étagères ou des classeurs.
• Entreprises dont l’activité principale concerne uniquement la diffusion ou la numérisation à des fins de diffusion sans objectif de traitement et de conservation.

Dépenses admissibles

• Dépenses liées au tri, à la classification, à la description, à l’indexation et au traitement physique de fonds et collections d’archives privées.
• Coûts associés à la numérisation de fonds et collections d’archives privées à des fins de traitement et de conservation.

Zone géographique admissible

• Entreprises et organismes ayant leur siège au Québec

• Clarté et précision des objectifs généraux et spécifiques du projet ainsi que de la présentation des fonds ou collections concernés.
• Retombées attendues pour la collectivité, incluant l'accessibilité des documents et les bénéfices pour la communauté.
• Cohérence entre l'échéancier, le budget proposé et les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
• Qualité de la présentation, notamment la définition claire des activités et l'adoption d'une terminologie conforme aux usages du domaine archivistique.

• Un organisme ne peut déposer qu’une seule demande dans le cadre du programme pour l'année en cours.
• Si le demandeur n’est pas propriétaire des documents, une autorisation écrite du propriétaire est exigée pour garantir l’accessibilité aux chercheurs.
• L’absence de pièces justificatives requises entraîne l’inadmissibilité aux prochaines demandes jusqu’à régularisation du dossier.
• La durée maximale d’un projet est de 12 mois et sa réalisation doit débuter après l’acceptation des conditions de la subvention.