Tout savoir sur les logiciels ERP

Bien qu’une entreprise poursuive l’ultime objectif d’engranger des profits et qu’elle se définisse d’abord et avant tout par son offre de services ou de produits, sa mécanique interne est d’une importance tout aussi considérable.

C’est d’ailleurs à ce niveau qu’intervient le ERP (Enterprise Ressource Planning), lequel est un logiciel visant à gérer les différentes données qui sont échangées entre les divers départements d’une entreprise. Sa fonction principale en est donc une d’organisation des informations, que celles-ci soient liées à la comptabilité, au contrôle des projets et des heures de travail, à la gestion des stocks, des clients ou des ventes. Comme le ERP regroupe l’ensemble des informations qui pivotent au sein de l’entreprise, son rôle en est aussi un de centralisateur.

Avant de souligner ce qui oppose ces deux logiciels, définissons d’abord ce en quoi consiste un CRM. Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel visant essentiellement à gérer les clients d’une entreprise et à optimiser les ventes qui proviennent de cette clientèle.

Si elle possède des fonctions d’organisation et de centralisation qui la rapprochent du ERP, il faut dire que sa mission est plus restreinte que ce dernier. En effet, elle se concentre exclusivement sur le traitement des informations liées au processus de vente.

Tout ce qui concerne la comptabilité, la gestion de projet ou des heures liées à la réalisation de celui-ci ne sont pas donc pas traitées par le logiciel. Comme il se concentre exclusivement sur les données relatives à la vente, ces dernières possèdent un degré plus grand d’exactitude que celles traitées par un ERP.

En tant que fonctions principales de l’ERP, l’organisation et la centralisation des informations incarnent deux avantages importants découlant de l’implantation d’un tel logiciel pour assurer la gestion des processus de l’entreprise. Partant de cette idée, il faut dire que le fait que les informations soient interconnectées entre elles rend possible leur mise à jour en temps réel. De ce fait, on peut avoir l'assurance que les informations mentionnées sont exactes, les corrections imposées par les différents changements qui surviennent s’effectuant automatiquement.

L’interconnectivité des informations et donc des départements auxquels elles sont reliées permet d’assurer un meilleur suivi des différentes opérations et de rendre plus fluide leur enchaînement. Toutes ces informations regroupées et concentrées dans le même espace permettent d’ailleurs de garder un œil constant sur la productivité des différents membres de l’équipe et conséquemment, d’accroître leur productivité.

Dans un tout autre ordre d’idées, il faut noter qu’un bénéfice monétaire considérable existe quant à l’utilisation d’un seul logiciel pour gérer l’ensemble des opérations. Un recours à un logiciel pour chacune des sphères d’activité nécessite, bien évidemment, des coûts supplémentaires.

Ensuite, il faut souligner que la coordination des informations qui s’effectue d’elle-même par un ERP limite également leur surabondance, cette dernière étant souvent causée par la redondance des informations se retrouvant reprise d’un département à l’autre.

Comme une entreprise doit l’essentiel de son succès à sa capacité à répondre aux besoins de ses clients dans un délai respectable, la coordination efficace des informations externes et internes aura également un impact majeur à ce propos. Un traitement plus efficace et rapide des informations entraîne cette amélioration des délais pour effectuer une vente et fournir le service ou le produit demandé au client. Ainsi, l’augmentation du degré de satisfaction des clients devrait logiquement engendrer une hausse des ventes.

Une fois de plus, la centralisation engendre des retombées positives. Cette fois-ci, c’est d’abord en ce qui concerne la traçabilité des données que cette influence se fait ressentir. Comme les renseignements sont concentrés dans un seul et même logiciel, il est en effet beaucoup plus aisé d'en retracer l'origine. Dans un second temps, leur regroupement évite d’oublier certains paramètres dans le calcul des prévisions des rendements futurs.

Dans un premier temps, l’utilisation du logiciel peut s’avérer très coûteuse si son degré de complexité est élevé, allant de quelques centaines de dollars à quelques milliers. Concernant la mise en œuvre du logiciel, des frais sont également à prévoir pour la formation de ceux qui feront l'usage au quotidien.

En ce qui a trait à l’implantation du logiciel, il est impossible de passer sous silence la lourdeur du processus qui la caractérise. En effet, les changements engendrés en ce qui concerne le traitement et l’organisation des données demandera aux employés de modifier leurs façons de faire. Il s’en suivra ainsi une période de réadaptation dont la durée variera en fonction de la flexibilité des employés et de la complexité du logiciel. Afin de limiter l’ampleur des effets liés à l’implantation de ce dernier, il est toutefois possible de choisir une approche incrémentale et de procéder progressivement.

Souvent défini en tant que logiciel applicatif en raison de sa capacité à répondre aux besoins spécifiques d’un domaine d’activité, le ERP est également connu comme un progiciel. La combinaison du terme « logiciel » et du terme « produit » implique que le logiciel est également un produit, car celui-ci est fourni par un éditeur.

Karine Dutemple