Les subventions sont devenues une source de financement essentielle pour les entrepreneurs et les organisations qui cherchent à croître sans s'endetter ni recourir au financement par capitaux propres. Des subventions de démarrage qui lancent de nouvelles entreprises aux programmes gouvernementaux qui soutiennent l'expansion, il existe d'innombrables occasions de financement pour les petites entreprises. Au Canada seulement, des dizaines de programmes de subventions aux entreprises offrent un soutien financier pour l'innovation, la recherche, l'embauche, l'exportation et plus encore. Tirer parti de ces subventions aux entreprises que le Canada offre peut changer la donne pour la croissance. Cependant, trouver et obtenir des subventions ne représente que la moitié du travail – vous devez également gérer les demandes, les échéances et les rapports. C'est là que les logiciels de gestion de subventions entrent en jeu.
Gérer manuellement plusieurs subventions (avec des feuilles de calcul, des calendriers et des dossiers sans fin) peut rapidement devenir un cauchemar. Chaque subvention a des exigences différentes, des délais stricts et des processus de demande complexes. Sans un système adéquat, il est facile de manquer une échéance, de perdre la trace de documents ou d'oublier à quelle étape se trouve une demande. Un système ou un logiciel de suivi des subventions dédié vous aide à tout organiser en un seul endroit. Il simplifie la gestion des demandes de subvention – de la recherche de subventions appropriées au suivi de l'état des demandes, en passant par la gestion de la conformité et des exigences de rapport. Mais avec les nombreux outils sur le marché (chacun prétendant être le meilleur outil de gestion de subventions pour vos besoins), comment choisir le bon? Ce guide complet vous expliquera ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion de subventions et mettra en évidence la manière dont la plateforme helloDarwin illustre ces qualités, aidant ainsi les entreprises à naviguer dans le processus de subvention avec confiance.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de subventions (et en avez-vous besoin)?
Un logiciel de gestion de subventions est une solution spécialisée conçue pour aider les organisations à gérer l'ensemble du cycle de vie des subventions qu'elles recherchent ou reçoivent. Il agit comme une plaque tournante centrale pour toutes vos informations et tâches liées aux subventions. Pour les entreprises comme pour les organismes sans but lucratif, un bon système de gestion de subventions peut :
Découvrir des occasions de financement : Au lieu de parcourir des dizaines de sites Web, le logiciel peut inclure des bases de données de subventions et des filtres pour trouver des programmes qui correspondent à votre secteur, votre emplacement ou votre projet. (Par exemple, rechercher des subventions gouvernementales pour les entreprises spécifiques ou trouver des subventions aux entreprises ciblant votre secteur.)
Suivre les demandes et les échéances : Chaque demande de subvention est assortie de ses propres échéances (p. ex., date de soumission, dates de rapport) et de mises à jour de statut. Les outils de gestion de subventions servent de systèmes de suivi des subventions qui vous montrent exactement où en est chaque demande – qu'il s'agisse d'une ébauche en cours, d'une demande soumise en attente de réponse, ou d'une demande approuvée et prête pour les prochaines étapes.
Organiser les documents et les données : Au lieu de fouiller dans des fils de courriels ou des dossiers infonuagiques, vous pouvez stocker les propositions, les budgets, les lettres et tous les documents pertinents au sein de la plateforme, sous chaque dossier de subvention. Cela permet de tout garder organisé pour un accès facile.
Alors, avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de subventions? Si votre organisation vise plusieurs subventions ou prévoit de rechercher régulièrement des financements externes, la réponse est probablement oui. Pour une petite entreprise jonglant avec diverses demandes de financement, ou un organisme sans but lucratif gérant plusieurs subventions et donateurs, un outil dédié améliore considérablement l'efficacité et l'organisation. Il vous libère de l'enchevêtrement des feuilles de calcul et des aide-mémoires et vous donne plus de temps pour vous concentrer sur la rédaction de propositions solides et l'exécution de vos projets. En bref, un logiciel de gestion de subventions vous aide à demander des subventions aux entreprises de manière plus stratégique et à les gérer de manière responsable après les avoir obtenues.
Caractéristiques clés à rechercher dans un outil de gestion de subventions
Toutes les plateformes de gestion de subventions ne sont pas égales. Choisir la bonne signifie trouver un outil qui correspond à votre flux de travail, au volume de subventions et à vos besoins spécifiques (que vous soyez une entreprise à but lucratif ou un organisme sans but lucratif). Voici quelques caractéristiques et facteurs clés à prendre en compte lors de la comparaison des options :
1. Base de données complète de subventions et recherche
L'une des premières étapes du processus de subvention est de trouver les occasions. Les meilleurs outils de gestion de subventions incluent souvent une base de données de recherche de subventions ou une intégration qui vous permet de trouver les subventions disponibles sans quitter la plateforme. Par exemple, la plateforme de helloDarwin donne accès à un répertoire de plus de 3 000 programmes de financement canadiens (subventions, crédits d'impôt, prêts, etc.), avec des filtres pour les affiner par région, secteur, type de projet, etc. Ce type de base de données intégrée vous fait gagner des heures de recherche. Lors de l'évaluation d'un logiciel, demandez-vous : vous aide-t-il à découvrir de nouvelles subventions? Si vous opérez dans un pays ou une région spécifique, assurez-vous que l'outil est adapté à cet environnement (p. ex., des listes à jour des subventions aux entreprises au Canada ou dans la localité pertinente). Un bon système permettra des recherches personnalisées afin que vous puissiez rapidement trouver toutes les occasions de financement pour petites entreprises qui correspondent à vos critères, plutôt que de chercher sur des dizaines de sites Web.
2. Conseils sur l'admissibilité et jumelage de subventions
Trouver une subvention est inutile si vous n'y êtes pas admissible. Une solution intelligente de gestion de subventions fera plus que lister des occasions – elle devrait vous aider à identifier les subventions qui valent la peine d'être poursuivies. Certaines plateformes incluent des questionnaires ou des profils où vous saisissez les détails de votre entreprise (taille, secteur, emplacement, plans de croissance) et êtes jumelé avec des programmes appropriés. D'autres, comme helloDarwin, vont plus loin en incluant des conseils d'experts : lors de votre intégration, vous discutez de vos priorités commerciales et de vos projets avec un chargé de compte, et la plateforme (avec une aide humaine) suggère des subventions qui correspondent à vos besoins. Cette fonction de jumelage de subventions garantit que vous ne perdez pas de temps sur des candidatures peu probables et que vous vous concentrez plutôt sur des sources de financement à forte probabilité. Recherchez un outil qui filtre automatiquement les subventions en fonction des règles d'admissibilité ou qui fournit des directives claires et un soutien pour vérifier votre admissibilité à chaque programme. Cela simplifiera la question de comment demander des subventions aux entreprises en vous indiquant d'emblée si un programme convient à votre entreprise.
3. Suivi du pipeline de demandes
Le suivi simultané de plusieurs demandes est là où un système de gestion de subventions prouve vraiment sa valeur. Un logiciel de qualité devrait avoir un pipeline visuel ou un suivi de statut pour chaque demande de subvention. Par exemple, la plateforme de helloDarwin organise toutes vos demandes de subvention en étapes, de sorte qu'en un coup d'œil, vous pouvez voir si une demande est :
Identifiée – une subvention potentielle a été identifiée et discutée, mais votre équipe (ou votre chargé de compte) vérifie encore si votre projet répond aux critères.
Admissibilité confirmée – vous avez vérifié que votre entreprise et votre projet sont bien admissibles à cette subvention, vous êtes donc prêt à procéder à la demande.
En cours (Information requise) – la demande est en cours de préparation, et certaines informations ou documents sont requis de votre part (le propriétaire de l'entreprise) pour la compléter.
En cours (En rédaction) – la demande est en cours de rédaction par un rédacteur de subventions ou un analyste (par exemple, les analystes de helloDarwin travaillent à la rédaction de la proposition à ce stade).
Validation requise – une ébauche complète de la demande est prête et attend maintenant votre examen/approbation. Vous devrez peut-être valider les informations ou donner votre avis avant la soumission.
Prête à être soumise – la demande a été complétée et approuvée, et est en attente de soumission au fournisseur de la subvention (peut-être en attente d'une date d'ouverture à venir ou d'une approbation finale).
Soumise – En attente de résultats – la demande a été officiellement soumise et vous attendez maintenant la décision de l'organisme de financement.
Approuvée/Acceptée – bonne nouvelle! Votre demande de subvention a été acceptée et les fonds seront accordés.
Refusée – malheureusement, cette demande n'a pas été financée (mais vous en avez au moins une trace et éventuellement des commentaires).
Non soumise – les demandes qui ont été commencées mais non soumises (cela pourrait arriver si un projet a changé de portée, si le programme de subvention a été fermé, ou si vous avez décidé de ne pas la poursuivre).
Ce type de vue en pipeline est inestimable. Il répond en un coup d'œil : « Où en sommes-nous avec chaque subvention? » et « Quelle est la prochaine étape? ». Il aide également à gérer le processus de gestion des demandes de subvention lorsque vous avez de nombreuses pièces en mouvement. Lors du choix d'un logiciel, assurez-vous qu'il fournit des étiquettes de statut claires ou un tableau de bord pour vos demandes. Il devrait vous permettre de consulter les détails de chaque demande pour voir les notes, les tâches ou les éléments en suspens. Un tableau de style Kanban ou une chronologie de progression peut être particulièrement intuitif, déplaçant une carte de subvention d'une étape à l'autre au fur et à mesure de votre progression.
4. Gestion des documents et modèles
Les demandes de subvention impliquent beaucoup de paperasse : propositions, budgets, plans d'affaires, lettres de soutien, états financiers, etc. Votre logiciel de gestion de subventions devrait fonctionner comme un référentiel pour tous ces documents. Les éléments clés à rechercher comprennent :
Stockage et organisation : La capacité de téléverser et de joindre des fichiers à chaque dossier de subvention ou projet. Par exemple, vous pourriez joindre votre plan de projet et votre budget à l'entrée de la demande « Subvention pour le marché d'exportation innovant » dans le système. Plus tard, au moment de faire le rapport, vous pourrez facilement retrouver ce que vous avez soumis.
Contrôle des versions : Au fur et à mesure que les propositions subissent des révisions, il est utile que le système conserve un historique des versions ou permette au moins de mettre à jour les documents sans perdre l'ancienne copie. De cette façon, vous conservez une trace de ce qui a été soumis.
Modèles et formulaires : Certains outils avancés fournissent des modèles intégrés pour les documents de subvention courants ou même une intégration directe avec les formulaires de demande de subvention. Cela peut inclure un modèle de budget qui reflète ce que les bailleurs de fonds attendent, ou des champs standardisés à remplir pour les informations de projet qui peuvent être réutilisées dans plusieurs demandes. Au minimum, votre logiciel devrait vous permettre de sauvegarder les demandes ou les réponses passées afin que vous puissiez recycler le texte (par exemple, réutiliser une description de projet avec de légères modifications pour une autre demande de subvention).
Collaboration sur les documents : Si plusieurs personnes contribuent à la rédaction, avoir une fonction d'édition dans l'application ou au moins un système de commentaires peut être très utile. Cela évite la confusion liée à l'envoi de documents Word par courriel.
5. Alertes d'échéances et rappels de tâches
Manquer une échéance de subvention peut signifier une occasion de financement perdue qui pourrait ne pas se représenter avant un an. Une caractéristique essentielle d'un logiciel de gestion de subventions est les rappels automatiques. Le système devrait vous informer (ainsi que votre équipe) des échéances à venir bien à l'avance – qu'il s'agisse de la date limite de soumission, d'un jalon ou d'une échéance de rapport pour une subvention que vous avez obtenue. Recherchez des outils qui offrent des alertes par courriel, des notifications dans l'application ou une synchronisation de calendrier pour les dates clés. Idéalement, vous pouvez personnaliser l'avance avec laquelle vous recevez un avertissement (p. ex., 30 jours avant l'échéance, 1 semaine avant, etc.).
6. Facilité d'utilisation et soutien
Peu importe la richesse des fonctionnalités d'un logiciel, il ne sera pas efficace s'il n'est pas convivial. Lors de la comparaison des outils de gestion de subventions, tenez compte de l'interface utilisateur et de la courbe d'apprentissage. Est-il intuitif de naviguer dans le tableau de bord et de trouver ce dont vous avez besoin? Le fournisseur propose-t-il du matériel de formation ou une aide à l'intégration? Beaucoup de personnes qui gèrent des subventions ne sont pas des gestionnaires de subventions à temps plein de profession – ce peuvent être des propriétaires de petites entreprises, des fondateurs de startups ou des directeurs d'organismes sans but lucratif qui portent plusieurs chapeaux. Un système compliqué ne fera qu'ajouter du stress. Recherchez des mises en page épurées, des étiquettes claires (par exemple, il est évident où cliquer pour « Ajouter une nouvelle subvention » ou « Voir le calendrier »), et de préférence une démo ou un essai que vous pouvez tester avant de vous engager.
De plus, considérez le niveau de soutien à la clientèle ou de conseils fournis. Aurez-vous un représentant de compte ou une ligne de soutien technique si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions? C'est un domaine où des solutions comme helloDarwin se distinguent en associant le logiciel à une expertise humaine. Si vous appréciez l'aide d'experts, vous pourriez pencher pour une plateforme qui offre des services gérés ou de la consultation dans le cadre de son offre. D'un autre côté, si vous préférez une solution logicielle à faire soi-même (DIY), assurez-vous que le fournisseur dispose au moins d'une solide base de connaissances, de tutoriels et de canaux de soutien réactifs. Lisez les avis ou demandez des références de clients pour évaluer le soutien de l'entreprise après la vente.
8. Coût et valeur
Enfin, parlons du prix. Les solutions de gestion de subventions peuvent aller d'applications gratuites ou peu coûteuses à des systèmes de niveau entreprise. En tant qu'entreprise ou organisme sans but lucratif, vous devez tenir compte de votre budget, mais aussi de la valeur pour votre argent. Voici quelques questions à se poser :
La tarification est-elle basée sur le nombre d'utilisateurs, le nombre de subventions ou un abonnement forfaitaire? Assurez-vous de comprendre comment les coûts pourraient augmenter à mesure que vous ajoutez plus de subventions ou de membres à l'équipe.
Y a-t-il des frais d'installation ou de formation? Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour l'intégration ou la configuration personnalisée.
Quel est le retour sur investissement? Considérez le temps que vous gagnerez en ayant un système organisé (le temps gagné est de l'argent économisé) et si l'outil pourrait vous aider à obtenir plus de subventions (revenus gagnés). Par exemple, si une plateforme vous aide à obtenir ne serait-ce qu'une subvention supplémentaire parce que vous avez repéré l'occasion ou soumis une meilleure demande à temps, cela pourrait se rentabiliser.
Le fournisseur offre-t-il des garanties ou une tarification basée sur le succès? Dans certains cas, les consultants ou les plateformes peuvent travailler sur la base d'une commission ou d'honoraires de succès – bien que les logiciels purs soient généralement un abonnement simple. helloDarwin, par exemple, met l'accent sur un « retour sur investissement garanti » et travaille en étroite collaboration avec les clients pour maximiser le succès du financement, en associant leur logiciel à des services d'experts. Bien que vous puissiez payer un supplément pour un tel soutien pratique, l'augmentation de votre taux d'approbation de subventions peut en valoir la peine. La plateforme helloDarwin reste également gratuite pour tout utilisateur cherchant à explorer différentes occasions de financement.
En résumé, pesez les fonctionnalités et le soutien que vous obtenez par rapport au prix. L'option la moins chère n'est pas toujours la meilleure si elle manque de fonctionnalités essentielles ou de soutien. Considérez le logiciel de gestion de subventions comme un investissement dans votre capacité à obtenir des financements. Il devrait finalement augmenter votre succès en matière de financement et réduire les erreurs coûteuses, justifiant ainsi son coût.
La plateforme helloDarwin : Allier logiciel et conseils d'experts
Pour illustrer à quoi peut ressembler une solution de gestion de subventions puissante, examinons de plus près la plateforme de helloDarwin, qui est un exemple d'une approche moderne et complète. helloDarwin est une plateforme canadienne qui simplifie le processus de recherche et d'obtention de subventions pour les entreprises (tout en mettant également en relation les entreprises avec des fournisseurs de services – une offre double unique). Ce qui distingue helloDarwin, c'est la combinaison d'une plateforme logicielle intuitive avec un soutien d'experts personnalisé. Voici comment cela fonctionne et comment cela répond aux points que nous avons abordés :
« Plan de Match » personnalisé : Lorsque vous vous inscrivez sur helloDarwin, vous n'êtes pas laissé à vous-même. Un chargé de compte dédié vous est assigné – une personne réelle qui apprend à connaître votre entreprise. Lors d'une réunion de lancement initiale (souvent appelée une réunion de plan de match), vous discutez de vos priorités commerciales, de vos projets à venir et de vos plans de croissance. Par exemple, vous pourriez dire que vos priorités cette année sont de développer un nouveau produit, d'investir dans l'automatisation de votre usine et de vous étendre sur un marché international. Le chargé de compte, avec l'aide de la base de données de la plateforme, associe ensuite ces priorités à des subventions potentielles. Toutes ces informations sont enregistrées dans votre compte helloDarwin sous la forme d'un plan d'action clair. Vous verrez une liste de vos priorités stratégiques, chacune liée à une ou plusieurs occasions de subvention ou programmes de financement qui pourraient financer ces projets. Cela devient votre feuille de route de financement. À tout moment, vous pouvez vous connecter et revoir ce plan, vous assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant aux subventions que vous visez et pourquoi. La plateforme vous permet même de télécharger ce plan sous forme de document PDF – essentiellement une stratégie de subvention sur mesure pour votre entreprise.
Pipeline complet de subventions : Le tableau de bord des demandes de helloDarwin, comme mentionné précédemment, présente chaque demande de subvention en cours le long d'un pipeline avec des étapes. Cela signifie que lorsque vous avez quatre ou cinq demandes de subvention en cours simultanément, vous ne vous demanderez pas « Avons-nous déjà eu des nouvelles du Programme X? » ou « Avons-nous soumis cette demande pour la subvention à l'exportation? ». Vous pouvez simplement consulter votre tableau de bord. Chaque subvention sera étiquetée (Identifiée, Confirmée, En cours, etc., comme nous l'avons décrit), et vous pouvez cliquer sur n'importe laquelle pour obtenir plus de détails. Par exemple, cliquer sur une subvention au stade « validation requise » affichera l'ébauche de la demande prête à être examinée, ainsi que des instructions sur les commentaires ou l'approbation nécessaires de votre part. En visualisant ainsi le processus de subvention, helloDarwin rend la gestion des subventions beaucoup moins écrasante et très transparente.
Des rédacteurs de subventions experts à vos côtés : Contrairement à de nombreux outils logiciels autonomes, helloDarwin inclut des composantes de service – spécifiquement, une équipe d'analystes et de rédacteurs de subventions. Une fois votre plan établi et que vous décidez de procéder à certaines demandes de subvention, le gros du travail de rédaction des propositions peut être pris en charge par des analystes professionnels en coulisses. Chaque chargé de compte travaille avec un analyste de l'équipe helloDarwin. Par exemple, si vous postulez à une subvention pour l'expansion des exportations, votre chargé de compte vérifiera d'abord votre admissibilité et recueillera les informations clés sur votre projet d'exportation. Ensuite, vous aurez une réunion avec un analyste spécialisé dans ce domaine pour approfondir les détails (dépenses admissibles, informations techniques nécessaires, etc.). L'analyste rédigera ensuite la demande de subvention pour vous dans la plateforme. Avant d'être envoyée, l'ébauche est examinée en interne – par votre chargé de compte et même un expert en la matière (peut-être quelqu'un d'expérimenté dans les subventions à l'exportation). Cette étape de contrôle de la qualité garantit que la demande est solide. Enfin, vous recevez la demande complétée via la plateforme pour votre examen (l'étape « validation requise »). Vous pouvez faire des commentaires ou des corrections si nécessaire. Une fois que vous donnez le feu vert, helloDarwin soumettra la demande en votre nom à l'organisme de financement. Ce soutien de bout en bout signifie que vous n'obtenez pas seulement un logiciel, mais un partenaire dans le processus de subvention. C'est une approche qui peut considérablement améliorer votre taux de réussite, car les demandes sont gérées par des personnes qui connaissent les ficelles du métier, tandis que vous fournissez la vision et les données de l'entreprise.
Mises à jour et communication continues : La plateforme fournit des mises à jour continues. Si vous préférez une approche non interventionniste, vous pouvez laisser l'équipe faire avancer les choses et simplement vérifier via le tableau de bord ou les notifications. Mais si vous avez des questions, vous êtes encouragé à contacter votre chargé de compte (par courriel ou par téléphone). helloDarwin souligne qu'il est là pour aider chaque fois que vous vous sentez perdu ou avez des préoccupations. Cette touche humaine est rassurante, surtout si vous êtes nouveau dans le monde des subventions. Essentiellement, travailler avec helloDarwin signifie avoir un copilote pour naviguer dans les subventions – le logiciel garde tout organisé et transparent, tandis que les experts fournissent l'élan et le savoir-faire.
Résultats et tranquillité d'esprit : Au fur et à mesure que vos demandes sont soumises et finalement décidées, la plateforme enregistre les résultats (approuvées, refusées, etc.). Les subventions obtenues sont célébrées, et pour celles qui ne sont pas approuvées, l'équipe peut analyser pourquoi et ajuster la stratégie pour la prochaine fois. Même si une demande a été commencée mais non soumise (par exemple, si un projet a été mis en attente), cela est également suivi, garantissant que vos dossiers sont complets. En ayant tout cet historique en un seul endroit, vous construisez une base de connaissances pour le parcours de financement de votre entreprise. Au fil du temps, des tendances peuvent émerger (peut-être avez-vous plus de succès avec certains types de subventions, ou certaines périodes de l'année sont plus chargées) – et vous pouvez affiner votre approche. Le résultat est que vous gardez le contrôle et la visibilité sur votre pipeline de financement, plutôt que de passer d'une échéance à l'autre en mode panique.
En résumé, la plateforme de helloDarwin présente de nombreux idéaux que vous souhaiteriez dans une solution de gestion de subventions : une base de données centralisée d'occasions de financement, un système de suivi clair des demandes, une collaboration intégrée avec des experts, le stockage de documents et un soutien continu à chaque phase. Bien que helloDarwin soit particulièrement adapté aux entreprises recherchant des subventions gouvernementales pour les entreprises (et d'autres financements au Canada), les principes qu'il utilise peuvent vous guider dans l'évaluation de tout logiciel de subvention : recherchez un outil qui non seulement possède de bonnes caractéristiques techniques, mais qui vous aide aussi efficacement à obtenir et à gérer des subventions. Après tout, l'objectif ultime n'est pas seulement de mettre en œuvre un logiciel pour le plaisir, mais d'obtenir des financements et de réaliser des projets avec succès.
Conseils pour des demandes de subvention réussies (et comment un logiciel peut aider)
Aucune discussion sur la gestion des subventions ne serait complète sans quelques conseils pour postuler efficacement aux subventions aux entreprises. Que vous utilisiez une plateforme ou non, gardez ces conseils à l'esprit lorsque vous recherchez un financement :
Alignez les projets sur les objectifs de la subvention : Soyez stratégique dans les subventions que vous visez. Concentrez-vous sur les programmes de financement qui correspondent à vos projets et objectifs commerciaux. Il vaut mieux cibler des subventions qui s'adaptent bien que d'étirer votre projet pour répondre aux critères d'une subvention. (Utiliser une base de données ou trouver des subventions aux entreprises via une plateforme peut aider à filtrer les inadéquations et à trouver la bonne correspondance plus rapidement.)
Comprenez l'admissibilité et les exigences dès le début : Examinez toujours attentivement les critères d'admissibilité et les directives de demande au début. Faites une liste de contrôle des documents requis, des informations et de tout prérequis (comme avoir un certain nombre d'employés ou des fonds de contrepartie). Un bon outil de gestion stockera ces détails pour vous ou même les listera à l'avance, afin que vous ne négligiez rien de crucial.
Planifiez à l'avance et commencez tôt : Les échéances des subventions arrivent vite. Commencez à vous préparer bien avant la date limite. Si vous utilisez un logiciel avec suivi chronologique, fixez des jalons internes (première ébauche, révision, lettres de recommandation, etc.) en partant de l'échéance. Commencer tôt vous donne également le temps de demander des informations à des partenaires ou de recueillir des données sans vous précipiter à la dernière minute.
Rédigez un récit convaincant : Dans la demande, expliquez clairement pourquoi votre projet est important – quel problème vous résolvez ou quelle occasion vous saisissez – et comment la subvention vous aidera à y parvenir. Soyez précis sur les résultats et les avantages (p. ex., emplois créés, croissance des revenus, impact communautaire). Adaptez chaque demande aux priorités du bailleur de fonds. Si vous réutilisez du contenu de demandes passées (ce qu'un référentiel logiciel permet), modifiez-le toujours pour répondre directement aux objectifs spécifiques du programme de subvention.
Soyez attentif aux détails (budget et conformité) : Le budget est tout aussi important que la proposition écrite. Assurez-vous que votre budget est réaliste, qu'il respecte les directives du bailleur de fonds et que chaque dépense est justifiable. Vérifiez vos chiffres deux fois. Assurez-vous également de connaître toutes les règles de conformité – par exemple, certaines subventions gouvernementales exigent que vous achetiez de l'équipement d'une certaine manière ou que vous teniez des registres de feuilles de temps, etc. Un bon logiciel de subvention peut inclure des modèles de budget et vous alerter sur les règles courantes (comme « les frais de déplacement ne peuvent pas dépasser X » ou « les achats d'immobilisations ne sont pas autorisés »).
Révisez et obtenez des commentaires : Ne soumettez jamais une demande de subvention sans une révision approfondie. Idéalement, demandez à quelqu'un qui n'a pas participé à la rédaction de la relire pour repérer les erreurs ou les sections peu claires. De nombreuses organisations ont un comité de révision ou au moins un collègue qui donne son avis. Au sein d'une plateforme comme helloDarwin, plusieurs paires d'yeux (chargé de compte, analyste, expert en la matière, et vous) examinent la demande, ce qui est une excellente pratique. Si vous êtes seul, essayez de simuler cela en prenant une pause, puis en révisant avec un regard neuf, ou en demandant à un mentor de la relire.
Gardez une trace des demandes soumises : Une fois qu'une demande est soumise, notez le délai de décision prévu et tout suivi nécessaire. Par exemple, si les résultats sont attendus dans trois mois, définissez un rappel pour vérifier ou préparer les prochaines étapes. En utilisant un système de suivi des subventions, marquez-la comme soumise/en attente de résultat afin de vous souvenir qu'elle est dans le pipeline. Évitez le syndrome du « soumettre et oublier » – vous pourriez avoir besoin de répondre à des questions du bailleur de fonds ou de démarrer rapidement un projet si vous gagnez.
Apprenez de chaque résultat : Que vous gagniez ou perdiez, recueillez des commentaires. Si une subvention a été approuvée, quels facteurs ont contribué à son succès? Si elle a été refusée, voyez si le bailleur de fonds fournit des raisons ou une notation. Au fil du temps, cela améliorera votre rédaction de subventions. Noter ces informations dans votre logiciel de gestion est utile – vous constituez une base de connaissances interne de conseils pour les demandes de subvention adaptée à votre expérience.
Entretenez les relations : Les subventions impliquent souvent des décideurs humains. S'il s'agit d'une subvention locale ou récurrente, essayez de nouer des relations avec les organisations de financement. Assistez aux séances d'information ou aux ateliers qu'elles organisent. Après avoir reçu une subvention, exprimez toujours votre gratitude et tenez vos promesses. Cette bonne volonté peut influencer vos chances futures. Certains systèmes de gestion de subventions incluent des fonctionnalités de gestion de contacts pour suivre vos interactions avec les représentants des bailleurs de fonds, ce qui peut être pratique pour établir des relations.
En suivant ces meilleures pratiques – et en tirant parti d'un outil de gestion de subventions robuste pour rester organisé – vous augmenterez vos chances de succès dans le monde compétitif des subventions. Chaque subvention que vous obtenez peut alimenter la croissance de votre entreprise ou la mission de votre organisme sans but lucratif, ce qui en vaut la peine.
Conclusion
Choisir le bon logiciel de gestion de subventions est une décision importante qui peut considérablement simplifier vos efforts de collecte de fonds et améliorer vos résultats. La solution idéale vous fera gagner du temps, vous gardera organisé et, en fin de compte, vous aidera à obtenir plus de financements en veillant à ce qu'aucune occasion ne soit manquée et qu'aucun détail ne soit négligé. Comme nous l'avons vu, vous devriez rechercher des fonctionnalités telles qu'une base de données complète de subventions, un pipeline de suivi des demandes, la gestion de documents, des rappels, des capacités de rapport et une collaboration conviviale. Le soutien et le service derrière le logiciel sont tout aussi importants – surtout si vous êtes un entrepreneur novice en matière de subventions, avoir des conseils d'experts (comme le modèle de helloDarwin associant logiciel, chargés de compte et analystes) peut transformer un processus intimidant en un processus gérable.
Rappelez-vous qu'un logiciel de gestion de subventions n'est pas une baguette magique, mais un outil – il fonctionne mieux lorsqu'il est combiné à une stratégie claire et à l'effort de votre équipe. Prenez le temps de définir vos besoins et d'évaluer les options par rapport à ces besoins. Que vous soyez une petite entreprise à la recherche de quelques programmes de subventions aux entreprises au Canada, une startup explorant toutes les subventions possibles, ou un organisme sans but lucratif visant à professionnaliser votre processus de subventions, il existe une solution pour vous.
Dans un monde où les subventions sont très compétitives, utiliser la technologie pour obtenir un avantage est tout simplement une bonne affaire. La bonne plateforme agira comme votre copilote tout au long du parcours pour obtenir des financements : vous aidant à identifier des sources de financement pour entrepreneurs prometteuses, à gérer plusieurs demandes de subvention et à rester en conformité avec toutes les exigences. Au lieu de jongler avec des feuilles de calcul et des aide-mémoires, vous pourriez avoir un tableau de bord clair et un soutien d'experts vous guidant du début à la fin. Cela signifie moins de stress, de meilleures propositions et des résultats plus positifs.
À mesure que vous avancez, restez concentré sur ce que les subventions vous permettent de faire – que ce soit innover un nouveau produit, développer vos opérations, créer des emplois ou avoir un impact social positif. Le logiciel de gestion de subventions est là pour gérer le processus afin que vous puissiez vous concentrer sur la vue d'ensemble : exécuter vos projets et faire croître votre entreprise ou votre organisation. Avec une approche éclairée et un petit coup de pouce pour rester organisé et proactif, vous serez sur la bonne voie pour transformer les occasions de financement en résultats concrets.
Bonne chance dans votre recherche de subventions et que votre prochaine demande soit gagnante!
