La téléphonie VoIP en entreprise: 5 avantages

Une fois de plus, les avancées du web révolutionnent l’univers entrepreneurial, avec un nouveau mode de téléphonie utilisant le protocole de télécommunications d'internet. La simplicité d’utilisation ainsi que les fonctionnalités proposées sont parmi les principaux facteurs qui expliquent l’engouement des entreprises vers cette téléphonie moderne.

On parle alors de téléphonie VoIP (voix par IP) ou de téléphonie IP (Internet Protocol), un nouveau mode de communication téléphonique où la voix est numérisée, puis acheminée grâce à une connexion internet à large bande. Apparu il y a seulement quelques années, le marché de la téléphonie IP-PBX a déjà dépassé celui du PBX (téléphones traditionnels). Ce succès s’explique notamment par les économies reliées et qui font de la téléphonie IP un choix stratégique d’avenir.

Coup d’œil sur les nombreux avantages de la téléphonie IP, une technologie qui vous fera certainement abandonner vos anciens téléphones d’entreprise!

Les avantages de la téléphonie VoIP en entreprise

Photo: Unsplash

1. Réduction des coûts avec la téléphonie IP

Le passage à la téléphonie IP représente surtout un bel investissement pour les entreprises qui s’explique notamment par les économies reliées à l’utilisation de ce nouveau mode de communication. Que ce soit au niveau du coût des appels, des frais des changements physiques au système, ou même des frais d’entretien et de réparation, la téléphonie traditionnelle est réputée dispendieuse et de moins en moins pratique pour des entreprises en évolution constante.

La téléphonie IP permet aux entreprises d’économiser sur les frais de câblage, puisque l’installation de téléphones IP requiert uniquement la présence d’un réseau internet (elle utilise la même connectique).

Parfaitement adaptée aux entreprises possédant des implantations géographiques multiples, les communications entre personnes d’une même entreprise deviennent gratuites. De plus, les appels longue distance ne sont plus un facteur de variation de prix, puisque le coût des appels reste le même pour les appels nationaux et internationaux.

Vous le constaterez assez vite, la concurrence est rude sur le marché de la téléphonie VoIP. Les sociétés spécialisées offrant ce type de service sont multiples, ce qui crée automatiquement une pression à la baisse sur les prix des téléphones. La réduction des coûts représente ainsi le principal avantage expliquant l’intérêt des entreprises envers cette nouvelle technologie.

2. Une configuration simplifiée 

La réduction des coûts s’explique notamment par une économie sur les frais d’installation. Nul besoin d’attendre 3 semaines pour trouver un technicien disponible pour installer votre réseau téléphonique, comme il n’y a tout simplement rien à installer!

Vous serez heureux d’apprendre que les quelques manipulations à opérer ne nécessitent aucun savoir-faire technique. Puisque le téléphone IP dispose de deux ports Ethernet, vous avez juste à brancher un premier fil à votre réseau internet depuis votre téléphone, puis vous devrez raccorder ce dernier à votre ordinateur en utilisant un deuxième fil. Par la suite, il ne vous restera plus qu’à configurer votre nouveau téléphone avec les options souhaitées. Il vous sera possible de modifier la configuration de votre téléphone à n’importe quel moment et en toute simplicité.

3. Téléphonie IP : souplesse et évolutivité assurée

Il est évident que les entreprises canadiennes évoluent rapidement et doivent répondre à une demande constante de la part de leur clientèle. La téléphonie VoIP a bien intégré cet enjeu, ce qui en fait une technologie flexible et capable de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Une forte demande pour vos produits ou services vous oblige à embaucher temporairement 10 agents au service à la clientèle? La téléphonie IP vous permet d’installer une ou plusieurs lignes supplémentaires en toute simplicité. Il vous sera d’autant plus facile de réaffecter ou de supprimer ces nouvelles lignes une fois que vous n’en aurez plus besoin.

Pareille initiative serait plus compliquée et surtout plus coûteuse avec une téléphonie traditionnelle, où il est nécessaire d’estimer soigneusement ses besoins téléphoniques sous peine de se retrouver avec des dépenses inutiles.

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4. Mobilité des employés

Étant une technologie parfaitement adaptée aux temps modernes, la téléphonie IP facilite la vie des travailleurs de terrain et des employés dont le poste inclut divers déplacements et voyages à travers le monde. En effet, la téléphonie IP associe l’utilisateur à un poste et non plus à une ligne. Ceci permet à chaque employé de garder le même numéro de téléphone s’il est en déplacement ou s’il change de bureau.

En outre, cette technologie vous offre la possibilité de travailler de la maison, tout en recevant les appels du bureau. Vous l’aurez compris, plus besoin de donner le numéro personnel à vos clients!

5. Fonctionnalités des téléphones IP

Transfert d’appels, envoi par courriel des messages enregistrés dans la boite vocale, visualisation des statistiques d’appels entrants et sortants, appel conférence, ceci n’est qu’un bref aperçu des fonctionnalités offertes par la téléphonie IP et qui vont certainement vous faciliter la vie en entreprise.

Utile pour les longues réunions téléphoniques, la téléphonie vous offre par exemple l’option « stockage de voix » pour enregistrer vos conversations sur l’ordinateur et les réécouter à tout moment.

À savoir avant de migrer vers la téléphonie VoIP

Si les arguments abordés vous ont convaincu de passer à la téléphonie VoIP, rien ne sert de se précipiter. Prenez plutôt le temps de la réflexion en vous posant les bonnes questions! L’idéal serait d’installer la téléphonie IP dès la création de l’entreprise, dans un déménagement ou lors d’une rénovation des infrastructures informatiques de votre entreprise.

En passant à la téléphonie VoIP, vous annulez votre abonnement de téléphonie traditionnelle, ce qui peut engendrer des frais de résiliation à connaître avant de se lancer. En fonction de la taille de votre entreprise, de votre utilisation téléphonique et des fonctionnalités requises, il convient de calculer le retour sur investissement en comparant les coûts avec le parc téléphonique existant. Ceci est sans oublier le prix pour l’acquisition de nouveaux téléphones IP.

Le prix pour adopter un système de téléphonie VoIP en entreprise

Comptez entre 80$ et 130$ pour l’entrée de gamme en matière de téléphones IP et entre 150$ et 600$ pour des appareils téléphoniques haut de gamme. Les téléphones les plus chers sont pourvus d’écrans graphiques de couleur et disposent d’options étonnantes comme un aperçu de la météo ou des indications concernant le taux de change. Certains sont également munis d’une webcam ou d’un système Android, vous offrant la possibilité de configurer vos courriels et votre agenda directement sur le téléphone VoIP.

Si l’achat de téléphone IP représente un investissement trop onéreux pour votre entreprise, sachez qu’il existe des logiciels Soft Phones qui vous offrent la possibilité de travailler avec un téléphone numérique installé directement sur votre ordinateur. Dans ce cas, comptez 100$ pour une licence logicielle et environ 30$ pour l’achat d’un casque avec micro.