Comme nous l’avons déjà mentionné dans le cadre d’un article précédent, un ERP est un outil absolument essentiel à la gestion des données qui circulent au sein de votre entreprise.
Si on reconnaît d’emblée sa capacité à organiser et à centraliser les informations ainsi qu'à permettre la mise à jour de ces dernières en temps réel, certaines questions subsistent quant aux coûts impliqués par son implantation dans une entreprise. Pour faire le point sur cette question, voici un aperçu des frais liés à son installation.
Les facteurs qui influencent le prix d'un ERP
L’acquisition du logiciel : achat ou location?
Une fois que la décision d’implanter un ERP est prise, il faut savoir que deux options se présentent à vous pour en faire l’acquisition. La première de celle-ci consiste à louer le logiciel, pratique mise de l’avant dans les dernières années selon le principe du SaaS (Software as a Service). Il est possible de louer le logiciel sur une base annuelle ou mensuelle en établissant la durée de la location. Fait important à noter, la location du logiciel en elle-même est possible grâce à l’utilisation du cloud computing.
Dans le second cas, vous avez la possibilité d’acheter la licence de votre ERP, ce qui fait officiellement de vous son propriétaire. Cette prise de décision aura un impact considérable sur le prix que vous débourserez pour l'obtenir, l’achat de la licence exigeant d’investir une plus grande somme en une seule occasion, contrairement à la location qui permet, pour sa part, d’échelonner les coûts.
Qu’en est-il de la licence OpenERP? Si une licence de logiciel open source (en libre redistribution) peut sembler être la solution toute désignée pour sauver de précieux dollars au moment de l’acquisition, il faut savoir que la mise en place de votre prologiciel peut poser certaines difficultés en ce qui a trait à l’installation. De ce fait, il peut être indispensable de recourir à une aide spécialisée externe, ce qui engendrera évidemment des coûts supplémentaires.
L’intégration du ERP
L’installation de votre ERP, le réglage de ses paramètres de même que sa mise à l’essai sont également des aspects à prendre en considération au moment d’évaluer le coût du ERP. En effet, dépendamment de la taille et de la complexité du logiciel, les coûts impliqués par l’intégration seront variables.
Plus la tâche sera de grande envergure et fastidieuse et plus considérable sera le temps que votre prestataire mobilisera pour rendre le tout opérationnel et par le fait même, les honoraires que celui-ci exigera pour s’acquitter de sa tâche. D’ailleurs, s’il s’avère nécessaire de convertir vos bases de données dans un langage compatible avec celui de votre logiciel, le délai nécessaire pour l’implantation sera significativement plus long.
Précisons que les coûts relatifs à l’intégration peuvent être inclus dans le prix demandé pour la location de votre ERP (si vous choisissez cette option), bien que cela ne soit pas toujours le cas.
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Terminons en mentionnant que la migration des données peut requérir l’intervention d’une aide extérieure si les ressources techniques au sein de l’entreprise ne sont pas en mesure d’effectuer adéquatement cette étape.
Comme le transfert d’informations ainsi que le processus d’implantation dans son ensemble peuvent demander un investissement en temps se comptant en centaines d’heures, nul besoin de dire que les frais qui y sont affiliés doivent absolument être pris en compte. Notons au passage que la migration de données implique souvent l’installation de dispositifs permettant cette opération, ce qui est aussi synonyme de coûts supplémentaires.
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La formation des employés
Comme un ERP est un outil dont le déploiement modifie grandement les méthodes de travail à l’interne, n’oubliez pas qu’il sera nécessaire de prévoir un temps de formation pour que les employés puissent savoir comment l’utiliser à son plein potentiel. Qui plus est, les fonctions plus poussées demanderont probablement qu’on s’y attarde davantage.
De surcroît, un retour ponctuel sur les notions moins bien maîtrisées devra probablement avoir lieu. Voilà donc qui vous rappelle qu’il est indispensable d’inclure dans votre budget lié à l’achat ou à la location d’un ERP les coûts liés à la formation des employés qui l’utiliseront.
Étant donné que vos employés qui suivent la formation n’effectuent pas les tâches qu’ils sont supposés faire en temps normal, il est logique de considérer cela comme un coût indirect de l’implantation d’un nouvel ERP. Il en va logiquement de même en ce qui concerne le temps mobilisé par les membres du personnel qui agissent en tant que formateurs.
La taille du logiciel
Bien que ce point puisse sembler évident, prenons tout de même le temps de le préciser afin d’en souligner l’importance. En effet, il faut toujours garder en tête que plus votre logiciel sera élaboré et devra être utilisé par un grand nombre d’individus sur une base quotidienne et plus élevé son prix.
La maintenance
Pour ce qui est des mises à jour de votre ERP, il faut souligner que celles-ci ne sont pas toujours incluses dans le prix fixé lors de l’achat d’une licence. Si vous optez plutôt pour la location (solution SaaS), sachez que les frais affiliés aux mises à jour sont habituellement inclus dans le tarif demandé.
Néanmoins, ceux-ci peuvent fluctuer avec le temps, ce qui n’est pas toujours idéal pour les gens qui souhaitent profiter d'une plus grande prévisibilité concernant les frais à débourser. Dans un cas comme dans l’autre, il est important de se renseigner pour éviter toute mauvaise surprise.
Les modifications et les correctifs
Poursuivons en soulignant que des modifications et des correctifs devront également être apportés suite à la mise à l’essai du logiciel. Les utilisateurs seront à même d’identifier les éléments qui pourraient être optimisés pour que le logiciel réponde le plus efficacement possible aux objectifs visés par son intégration.
Comme ce réajustement demandera l’intervention d’un éditeur, il faut convenir que cette étape impliquera elle aussi de débourser des frais supplémentaires. Notons au passage que l’ajout de modules complémentaires au logiciel peut s'avérer coûteux et entraîner un dépassement des coûts initialement prévus.
La maîtrise du ERP à l’interne
On entend souvent dire que le temps, c'est l'argent. Si on pense que tout ira de soi dès que la formation concernant l’utilisation du ERP est donnée, précisons qu’un temps d’ajustement sera nécessaire pour que tous les employés le maîtrisent. Bien entendu, le temps investi de ce côté ne pourra l’être sur autre chose, ce qui peut causer temporairement une certaine perte de productivité. Gardez toutefois à l’esprit que cette situation est temporaire et qu’elle se résorbera d’elle-même au fil du temps.
Des changements éventuels
Afin de répondre avec efficacité aux besoins de votre entreprise, votre ERP doit pouvoir évoluer en même temps qu'elle. Au même titre que votre entreprise évoluera au fil du temps et prendra de l'expansion, il faudra prévoir d’éventuels ajustements à votre ERP.
En effet, un ERP dont la performance et les spécificités ne sont pas adaptées aux besoins de l’entreprise au sein de laquelle il est implanté n’est que de peu d’utilité. Le ERP aura-t-il besoin d’applications supplémentaires? Comme il est fort probable que cela soit le cas, prévoyez un budget en conséquence, et ce, en tenant compte de vos perspectives de croissance à long terme.
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