By Acomba
June 03, 2019
3 questions à poser pour choisir le bon logiciel comptable pour votre PME
Si vous n’utilisez pas encore de logiciel comptable pour la gestion de votre entreprise, il s’agit probablement de la prochaine étape pour vous. Un logiciel comptable est un outil indispensable, mais il est important de choisir le bon pour votre type d’entreprise afin d’en soutirer tous les bénéfices possibles.
Le bon logiciel vous permettra d’économiser du temps, de réduire les risques d’erreurs, d’accélérer votre processus de facturation (et de vous faire payer plus vite par la même occasion!) et plus encore.
Le marché des logiciels de gestion pour PME peut être complexe à naviguer. L’offre est vaste, particulièrement de nos jours, et les différentes solutions en vente ne répondent pas toujours aux enjeux d’affaires de la même façon.
Afin de faire la part des choses et trouver le bon logiciel comptable pour votre PME, la première étape est de vous poser les bonnes questions. Pour vous aider, nous vous présentons ci-dessous 3 questions fondamentales qui vous devriez vous poser avant même de chercher “logiciel comptable” sur Google et de vous mettre à magasiner concrètement.
Pour commencer en force votre recherche du logiciel idéal pour votre entreprise, demandez-vous d’abord...
Quel problème suis-je en train de vouloir régler?
Ou encore, de quelles fonctionnalités aie-je absolument besoin?
Chaque entreprise a besoin de fonctionnalités comptables de base, telles que la comptabilité (le grand livre) et la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs. Ces fonctionnalités de base se trouvent dans la majorité des logiciels sur le marché, mais il est tout de même prudent de vérifier avec votre comptable que le logiciel que vous choisissez vous permettra de faire le nécessaire, et ce, avec facilité.
Ici, la facilité est clé. Par exemple, on rencontre encore trop souvent des entrepreneurs qui perdent un temps fou à entretenir (ou, pire, qui paient quelqu’un un temps fou à entretenir) un fichier Excel qui devient de plus en plus complexe à mesure que leur entreprise grandit. C’est un sujet pour un autre jour, mais si êtes dans cette catégorie, il est important d’être conscient des risques qui viennent avec la gestion de la comptabilité de votre entreprise sur Excel!
Ensuite, au-delà de la comptabilité, vous aurez sûrement besoin de fonctionnalités pour diverses opérations quotidiennes, tout dépendamment de votre secteur d’activité. La gestion d’inventaire, le suivi budgétaire, la gestion de projets et la production de rapports et d’analyses sont des exemples de fonctionnalités à considérer lors de votre recherche pour un logiciel comptable.
Si votre entreprise est dans une industrie imposant des normes et des exigences particulières, nous vous recommandons de vérifier que le logiciel que vous choisissez peut s’adapter à ces spécificités et ainsi vous permettre d’être toujours conforme à ces normes (nous pensons, par exemple, aux salaires dans le marché de la construction, qui sont strictement encadrés par des normes qui changent régulièrement).
Le logiciel pourra-t-il grandir en même temps que mon entreprise?
Il est normal de vouloir choisir un logiciel qui répond à vos besoins présents et respecte votre budget au moment de l’achat, mais n’oubliez pas de prendre en considération la croissance de votre entreprise.
Le logiciel vous convient peut-être maintenant, mais pourra-t-il s’adapter aux changements à venir et pouvoir grandir en même temps que votre entreprise et suivre vos ambitions?
Une bonne façon d’évaluer le potentiel à long d’un terme d’un logiciel est de vous informer sur les types d’entreprises qui utilisent le logiciel en question. Si le logiciel est utilisé à travers une grande variété d’industries et par des entreprises de tailles très variées, c’est un bon signe. Il pourra probablement vous accompagner dès le début et rester avec vous au fil de votre croissance.
Si vous avez des questions au sujet de la capacité d’un logiciel à évoluer avec vous, n’hésitez pas à poser la question à votre comptable avant de faire un achat. Ce dernier sera probablement très heureux de vous offrir des conseils neutres et objectifs qui vous aideront à choisir, d’autant plus que c’est lui qui devra vivre en partie avec votre choix par la suite!
Ai-je besoin d’une solution en ligne?
Les logiciels comptables pour PME se déclinent essentiellement en trois types : le logiciel bureau, le logiciel 100 % en ligne et le logiciel hybride. Chaque type possède ses avantages et pour déterminer celui qui vous convient le mieux, considérez la façon avec laquelle vous approchez vos opérations quotidiennes.
Le logiciel de bureau, bien qu’il soit parfois perçu comme moins flexible, est bien souvent encore la solution idéale pour les entreprises qui opèrent avant tout à l’intérieur de leur bureau et qui n’ont aucune, ou presque aucune, opération sur la route. Comme il y a peu de nouveaux logiciels comptables de bureau qui sortent sur le marché aujourd’hui, ceux qui y sont tendent à y être depuis longtemps. Ils ont fait leur preuve et leur longévité est souvent gage de robustesse et de fiabilité.
Si vous ne possédez pas le matériel nécessaire pour supporter un logiciel de bureau ou souhaitez tout simplement profiter de plus de flexibilité, il existe des logiciels 100 % en ligne qui vous permettront d’avoir accès à toutes vos fonctionnalités et données, peu importe où vous vous trouvez. Les avantages de ces logiciels sont clairs, particulièrement dans un contexte où la mobilité prend de plus en plus d’importance.
Très important à réfléchir si vous considérez un abonnement à un logiciel 100 % en ligne : assurez-vous que le fournisseur est en affaires depuis longtemps (fiabilité démontrée) et que le logiciel répondra à vos besoins à long terme. Le marché regorge de solutions Web qui sont simples et ne coûtent presque rien, mais elles s’adressent souvent à de très petites entreprises, voire des travailleurs autonomes, et prévoient souvent très peu d’options pour les entreprises en croissance.
Le troisième type de logiciel que vous retrouverez sur le marché est un logiciel dit “hybride”. À mi-chemin entre le logiciel de bureau et la solution Web. le logiciel hybride est idéal pour les entreprises qui désirent gérer toutes leurs opérations de comptabilité et d’administration au bureau (pour des raisons de sécurité des données, par exemple), mais tout en permettant à des représentants, vendeurs ou livreurs de se déplacer sur la route en ayant accès à toutes les informations importantes.
À vrai dire, très peu de logiciels de bureau sont aujourd’hui purement… de bureau. La très vaste majorité des logiciels modernes offrent un certain degré de connectivité, ne serait-ce que pour réaliser des transferts de fonds électroniques ou pour expédier des factures par le Web. En bout de ligne, l’important est de considérer l’impact que le logiciel aura sur vos opérations quotidiennes en vous assurant que le logiciel vous offre un équilibre entre flexibilité et robustesse avec lequel vous êtes à l’aise. N’hésitez pas à creuser jusqu’au fond de la question lorsque vous parlerez avec un fournisseur potentiel!
Quel genre de soutien est-ce que je m’attends à recevoir?
Êtes-vous du genre pleinement autodidacte ou préférez-vous avoir accès à du soutien en tout temps? Même si vous êtes du genre autodidacte, avez-vous vraiment le temps de fouiller à chaque fois pour trouver la solution à un problème lié à votre comptabilité ou à votre logiciel lui-même?
Si vous avez des employés qui s’occupent de votre comptabilité, voulez-vous les payer à résoudre des problèmes techniques ou préférez-vous qu’ils aient accès à une ligne d’aide en cas de besoin?
Ces questions sont particulièrement importantes dans un contexte où beaucoup de fournisseurs rivalisent afin d’offrir les prix les plus bas possibles: c’est souvent le service qui écope. Quelles que soient vos préférences, nous vous recommandons fortement de vous informer sur le genre de soutien technique qui est offert avec le logiciel que vous considérez implanter dans votre entreprise.
Quelques questions qu’on ne pense pas toujours poser :
- Le soutien technique est-il offert dans votre langue? Ça peut paraître étrange comme considération, mais beaucoup de développeurs offrent encore seulement le service en anglais.
- Par quel(s) moyen(s) de communication le soutien est-il donné? Ce ne sont pas tous les développeurs qui offrent d’emblée le soutien par téléphone ou par courriel. Certains préfèrent le clavardage, d’autres se fient sur un forum d’entraide entre utilisateurs.
Vous trouverez sans aucun doute plusieurs informations sur le Web concernant l’utilisation d’un logiciel comptable en général, mais pour des détails spécifiques à votre logiciel et votre industrie, le soutien offert par la compagnie qui développe votre logiciel sera généralement votre meilleure option! Assurez-vous simplement que la façon avec laquelle ce soutien est offert correspond pleinement à vos attentes.
Pour terminer : ne magasinez pas un prix. Magasinez une solution.
Les solutions comptables gratuites ou très peu dispendieuses peuvent sembler être une bonne idée au départ, mais considérez vos besoins à long terme afin de choisir un logiciel qui pourra vous supporter au-delà du court terme. Il ne faut pas sous-estimer le temps et les efforts nécessaires pour implanter un nouveau logiciel et vous ne voulez surtout pas devoir faire ce changement en pleine période de forte activité dans votre entreprise.
Pire encore, vous ne voulez pas être pris avec un outil trop petit et incapable de prendre en charge votre croissance!
Se doter du mauvais logiciel peut avoir des conséquences sur le bon fonctionnement de votre entreprise. Il a plusieurs façons de savoir si votre logiciel comptable actuel est devenu trop petit pour votre entreprise, mais c’est encore mieux de simplement se doter du bon logiciel dès le départ en posant les bonnes questions!
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Cet article a été rédigé en collaboration avec l'équipe Acomba. Au service des entreprises d'ici depuis plus de 30 ans, Acomba est un logiciel comptable et de gestion implanté dans plus de 40 000 PME québécoises.