Soutien aux grands événements — Volet 1

• Formulaire de demande de tenue d’événement
• Montage financier (Annexe A)
• Programmation préliminaire
• Devis technique sommaire (plans des sites, parcours, besoins)
• États financiers de l’organisme et état des résultats de l’année précédente

• Être une entité légalement constituée à but non lucratif dotée d’un conseil d’administration
• Démontrer une expérience pertinente en lien avec la demande déposée
• Organiser un événement proposant des animations urbaines essentiellement extérieures, pour une durée maximale de 90 jours
• Déployer l’événement principalement sur le territoire de la ville de Québec et en conformité aux lois et règlements au Québec
• S’adresser à l’ensemble des citoyens de Québec et à la clientèle touristique

Qui est admissible?

• Organismes à but non lucratif légalement constitués, dotés d’un conseil d’administration

Qui n'est pas admissible

• Particuliers
• Entreprises privées
• Organismes institutionnels, publics et parapublics
• Ordres professionnels et organisations syndicales ayant pour seule mission de protéger des intérêts de leurs membres
• Organisations politiques

Dépenses admissibles

• Dépenses relatives à la réalisation de l’événement (montants admissibles déterminés après analyse)

Coûts et activités non admissibles

• Événements exclusivement intérieurs de nature privée
• Événements entièrement de nature commerciale (vente de produits comme objectif principal)
• Événements culturels à billetterie uniquement
• Collectes de fonds ou activités de financement
• Congrès et marchés publics

Zone géographique admissible

• Ville de Québec

• Gouvernance, expérience et profil du promoteur
• Rayonnement et retombées
• Cohésion avec la vision événementielle de la Ville de Québec
• Faisabilité, impact sur le milieu et disponibilité des ressources
• Respect des délais et de la reddition de comptes des éditions antérieures

• Étape 1 : Orientations et références
  • Prendre connaissance des documents de référence (vision événementielle, orientations municipales, guides et échéanciers)
• Étape 2 : Accords des sites
  • Obtenir l’accord écrit des propriétaires ou gestionnaires des sites visés
• Étape 3 : Documents obligatoires
  • Remplir le formulaire de demande de tenue d’événement
  • Joindre le montage financier (Annexe A) et l’engagement SST (Annexe B)
  • Joindre, le cas échéant, les déclarations de conflits d’intérêts (Annexe C)
  • Joindre une résolution désignant un mandataire et un signataire (Annexe D)
  • Joindre la programmation préliminaire et un devis technique sommaire
  • Joindre les documents administratifs et financiers demandés (ex. lettres patentes, organigramme, états financiers, autorisation des sites)
• Étape 4 : Documents complémentaires (facultatif)
  • Ajouter, au besoin, des documents d’appui (ex. lettres d’appui, études, plan d’affaires, revue de presse)
• Étape 5 : Transmission
  • Transmettre le dossier complet par courriel au Bureau des grands événements
  • Envoyer le formulaire et les pièces justificatives dans un seul courriel
  • Recevoir un accusé de réception dans un délai de deux jours ouvrables

• La demande est traitée lorsqu’elle est complète et déposée dans les délais prescrits
• Analyse de l’opportunité et de la faisabilité, en cohérence avec les orientations municipales, sous réserve des fonds et ressources disponibles
• Délai indicatif : environ 8 à 10 semaines pour une décision pour un dossier complet
• Décision entérinée par les instances décisionnelles (comité exécutif, conseil municipal ou conseil d’agglomération, selon le cas)
• En cas d’approbation, signature d’une entente et versement selon les modalités prévues à l’entente

• Les demandes sont reçues en continu, toute l’année
• Le dépôt d’une demande exclut toute autre demande à la Ville pour le même événement, sauf auprès de Destination Québec cité
• Possibilité de demander un soutien financier triennal si 3 conditions sont respectées
• Reddition de comptes prévue à l’entente (ex. bilan et états financiers selon les montants)