Soutien aux événements de proximité — Volet 2

• Formulaire de demande d’événement rempli et signé (version à jour)
• Plan d’aménagement complet du site d’activités
• Avenant d’assurance responsabilité civile (2 M$) ajoutant la Ville comme assurée additionnelle
• Budget prévisionnel équilibré (modèle obligatoire) pour une demande de soutien financier
• Résolution du CA désignant un mandataire/signataire

• Organisme dont le siège social (maison-mère ou filiale) est situé sur le territoire de la Ville de Québec
• Expérience adéquate en organisation d’événements ou d’activités spéciales
• Événement extérieur, de durée limitée, déployé sur le territoire de la Ville de Québec
• Accès gratuit et offre de service publique favorisant la participation inclusive
• Promotion par des outils de communication publics (site Internet, journaux, affiches, réseaux sociaux, etc.)

Qui est admissible?

• Organismes à but non lucratif (personnes morales) dûment enregistrés au REQ et dotés d’un conseil d’administration
• Institutions d’enseignement

Qui n'est pas admissible

• Particuliers
• Entreprises ou clubs privés
• Organismes institutionnels (publics, parapublics) et organisations politiques
• Ordres professionnels ou organisations syndicales (mission centrée sur leurs membres)
• Coopératives susceptibles de verser des ristournes aux membres

Dépenses admissibles

• Honoraires professionnels ou salaire d’un chargé de projet
• Programmation et animation (incluant le matériel éphémère)
• Logistique, aménagement du site et réalisation
• Promotion et communication
• Frais de gestion (maximum 10 % du budget total)

Coûts et activités non admissibles

• Dépenses de fonctionnement et activités régulières de l’organisme (ex. salaires et charges sociales, loyer, assurances)
• Achat d’immobilisations, d’équipements ou de logiciels informatiques dédiés au fonctionnement
• Dépenses réalisées avant le dépôt de la demande
• Événements à caractère commercial/lucratif, d’affaires, politiques, virtuels ou majoritairement intérieurs
• Activités de financement (sauf autorisées pour organismes à vocation caritative seulement)

Zone géographique admissible

• Ville de Québec (territoire de la ville)

• Analyse des besoins en services municipaux selon le type de promoteur, la nature de l’événement, le lieu et les ressources disponibles
• Analyse du projet selon des critères bien définis (mentionnés sans détail sur la page)
• Considération des impacts de l’événement sur le domaine public
• Disponibilité des fonds et des ressources humaines, financières et matérielles

• Étape 1 : Orientations et documents
  • Prendre connaissance des documents de référence (vision événementielle, guide de visibilité, accessibilité universelle, etc.)
• Étape 2 : Accords de site
  • Obtenir l’accord écrit du propriétaire ou gestionnaire du site visé avant la demande d’autorisation
• Étape 3 : Préparation du dossier
  • Remplir et signer le formulaire de demande d’événement
  • Préparer le plan d’aménagement complet du site
  • Rassembler les pièces obligatoires (ex. résolution du CA, autorisations de sites, assurance, PMU si applicable)
  • Pour le soutien financier : compléter les annexes applicables dans le formulaire et joindre un budget prévisionnel équilibré (modèle obligatoire)
  • Pour OBNL admissible (non reconnu) : ajouter les documents supplémentaires requis (ex. lettres patentes, états financiers, engagement SST)
• Étape 4 : Transmission
  • Transmettre toute la documentation par courriel à evenement@ville.quebec.qc.ca
  • Envoyer le formulaire et toutes les pièces justificatives dans un seul courriel
  • Respecter le délai minimal de dépôt : 3 mois avant l’événement

• La demande est traitée lorsque le dossier est complet
• Durée de traitement variable selon l’envergure de l’événement et ses impacts sur le domaine public
• Analyse du projet selon des critères définis, puis recommandation à l’instance appropriée (selon la disponibilité des fonds et des ressources)
• Décision entérinée par les instances de la Ville (comité exécutif, conseil d’agglomération ou conseil d’arrondissement)
• Le dépôt du dossier ne garantit pas l’acceptation; le promoteur s’engage à accepter la décision rendue

• Demande à déposer au minimum 3 mois avant l’événement (projets reçus en continu)
• Rapport d’événement et bilan financier requis au plus tard 60 jours après l’événement
• Une reddition de comptes manquante peut entraîner un refus de soutien financier subséquent
• Les services municipaux supplémentaires demandés moins de 10 jours avant l’événement peuvent être refusés ou facturés