La force d’un système informatique intégré

La création d'un système informatique intégré est un atout de taille pour toute entreprise désirant faciliter la gestion de ses ressources et de ses données. Mais pourquoi donc?

Eddie Darac de Gestion BSP vous fait part de sa réflexion sur la question et du cheminement qui l'a amené à adopter ce modèle.

Lorsque j’entre dans les boutiques Apple, je suis toujours impressionné par leur fonctionnement. Ma dernière visite avait pour but de magasiner un casque d’écoute, et j’ai bien apprécié mon expérience lorsque je suis allé voir le représentant avec mon produit.

Il a tout de suite « scanné » mon article avec le téléphone, m’a demandé mes coordonnées qu’il a pu retrouver facilement (CRM connecté aux courriels). L’article est allé automatiquement se déduire de l’inventaire (ERP), et le préposé m’a expliqué que lorsque la quantité en inventaire atteignait un certain niveau jugé trop bas, une commande automatique était placée.

Celui-ci m’a alors demandé si la facture pouvait être envoyée à mon adresse courriel (Comptabilité et Bureau sans papier), et tout était réglé.

C’est, à mon avis, l’exemple parfait de la manière dont une entreprise se doit d’être gérée. Tous les systèmes se parlent; une série de règles et d’automatisations sont définies afin que le nombre d’interventions humaines soit réduit au minimum. Le résultat est stupéfiant.

En 2010, Steeve Darac, fondateur de Gestion BSP, travaillait pour une autre entreprise. Un de ses clients voulait les agendas partagés. Il fallait donc lui vendre un serveur et Microsoft Exchange pour une facture totale oscillant entre 8 000,00 $ et 12 000,00 $. Mon frère a donc proposé au patron d’offrir Google Agenda à 5,00 $/mois sans acheter de serveur. La direction a refusé; Gestion BSP était née. Nous désirions que les gens sachent ce qui se fait dans le « nuage ».

Nous avions aussi beaucoup de demandes pour les CRM. Après des premiers clients contents, nous avons commencé à nous faire demander d’avoir un système complet qui se parle et ce, dans le nuage. Nous avons tranquillement intégré les autres systèmes manquants pour pouvoir gérer une entreprise au complet.

Nous avons donc choisi de suivre ce modèle, car nous avions le sentiment que des systèmes qui communiquent entre eux, c’était l’avenir de l’informatique. Nous devions aussi avoir un système sans papier en plus de permettre la mobilité (infonuagique).

Au cours de ma carrière, j'ai été confronté aux deux défis majeurs que tout professionnel de l'informatique redoute : premièrement, la gestion efficace du changement organisationnel, et deuxièmement, l'intégration harmonieuse entre divers systèmes informatiques.

Lorsque l'objectif est de développer un système holistique qui assure une liaison fluide et efficace entre toutes les composantes essentielles d'une entreprise – incluant mais ne se limitant pas au marketing, à la gestion de la relation client (CRM) qui englobe les ventes, à la planification des ressources de l'entreprise (ERP) qui couvre l'inventaire, la gestion de projets, les feuilles de temps, et bien plus – ainsi qu'à la comptabilité, il devient impératif de maîtriser l'art de l'intégration des systèmes.

Plus crucial encore, il faut anticiper et planifier méticuleusement pour surmonter la résistance au changement, un phénomène presque inévitable, afin de garantir une transition douce et acceptée par tous les acteurs impliqués.

L’adoption d’un système intégré n’est pas uniquement une question technique; c’est un processus qui touche les pratiques organisationnelles, les compétences des employés et même la culture d’entreprise. Une communication claire et des formations adaptées sont essentielles pour que chaque membre de l’équipe comprenne les avantages et s’approprie les nouvelles manières de travailler.

De plus, la collaboration entre les départements est accrue grâce à un partage fluide des données et à des processus optimisés. Cela réduit non seulement les erreurs, mais favorise aussi l’innovation en rendant les informations accessibles en temps réel.

Le résultat a été étonnant : cela a permis à plusieurs entreprises avec lesquelles nous travaillons d’augmenter leur chiffre d’affaires sans avoir à engager.

Certaines entreprises ont même réussi à réduire considérablement leurs coûts opérationnels grâce à l’automatisation et à une meilleure utilisation des ressources. Elles peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’innovation produit ou le service client.

Je crois que les entreprises performantes du futur doivent suivre ce modèle si elles veulent continuer d’être compétitives. C’est un choix stratégique qui leur permettra non seulement de s’adapter aux exigences actuelles, mais aussi de préparer le terrain pour des opportunités futures.

En somme, un système informatique intégré n’est pas seulement un outil technologique; c’est un moteur de transformation qui redéfinit la manière dont une entreprise opère et crée de la valeur pour ses clients.