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Choisir un fournisseur de solutions technologiques : être sûr de son coup

Il y aura toujours des questions pour lesquelles vous n’aurez pas de réponses, des problèmes qui iront au-delà de vos compétences, des projets qui grugeront tout simplement trop de votre temps. Après tout, on ne peut pas toujours être bon dans tout ! Heureusement, il existe des spécialistes, des gens vraiment qualifiés et dévoués, qui peuvent nous aider. Les fournisseurs de solutions technologiques sont justement là pour ça. Toutefois, pour faire des choix éclairés, il faut être absolument sûr de vos besoins. Une première étape essentielle pour entre autres éviter d’aggraver la situation plutôt que de l’améliorer. Commençons donc par brosser le portrait des fournisseurs de solutions, des spécialistes qui se divisent généralement en deux types : les fournisseurs de logiciels et les fournisseurs de services.

Les fournisseurs de logiciels vendent des solutions standard déjà construites qui contiennent souvent plus de fonctionnalités que nécessaire. Certains logiciels peuvent être achetés en ligne et d’autres, plus complexes, requièrent un abonnement.

Les fournisseurs de services, eux, sont surtout là pour vous conseiller et vous proposer des solutions personnalisées. Ils offrent des services de consultation, vous aident à intégrer efficacement une solution technologique au sein de votre entreprise et peuvent même concevoir des solutions sur mesure.

Mais au-delà des termes précis et des distinctions de spécialisation, il faut surtout trouver un spécialiste de confiance : un partenaire. Plongeons maintenant dans le vif du sujet.

Identifier clairement ses besoins

Le bon problème

Avant toute chose, il faut avoir une idée claire du problème à régler ou du projet à lancer. Plutôt que de réfléchir en premier aux outils dont vous pensez avoir besoin, définissez d’abord les résultats que vous visez. Cherchez-vous à accroître votre visibilité, amplifier votre conversion, augmenter vos ventes, améliorer vos processus administratifs ? Assurez-vous de bien clarifier vos objectifs et vos intentions. Maintenant que vous avez ciblé vos besoins, demandez-vous s’ils sont réellement adaptés à votre réalité. Des objectifs clés c’est bien, mais une vue d’ensemble c’est mieux. Est-ce que cette initiative s’inscrit dans une stratégie globale ? Plutôt que de tenter de régler des problèmes à l’unité avec des solutions éphémères, il serait sûrement beaucoup plus pertinent de repenser votre approche et vos processus clés. Parce que, c’est bien connu, le duct tape, ça ne tient jamais éternellement. De plus, même si un nouvel outil se présente comme un remède tout simple, il pourrait en fait vous nuire grandement si vous omettez de considérer certains facteurs fondamentaux. Par exemple, si votre « solution » n’est pas compatible avec tous vos systèmes actuels ou futurs, ou si elle ne tient pas compte de vos objectifs de croissance, vous risquez de vous tirer dans le pied. Une vraie bonne solution, c’est une solution à l’épreuve du temps.

À vos devoirs

Déjà, en définissant soigneusement et honnêtement vos besoins, vous éviterez des fonctionnalités inutiles. Voici les informations clés à compiler pour aider vos partenaires potentiels à bien comprendre vos attentes.

Vos critères

Dressez une liste des critères qui vous importent le plus. Qu’est-ce qui prime pour vous, la convivialité de votre futur système, la proximité avec votre fournisseur, la capacité d’un système à s’intégrer facilement à vos structures existantes (l’interopérabilité) ? Pour chaque critère, déterminez s’il s’agit d’un besoin essentiel, d’un aspect souhaitable ou plutôt d’une demande accessoire. Avec une liste de critères objectifs, vous parlerez vraiment la même langue que votre futur partenaire.

Votre vision et vos ressources

Combien de temps pourrez-vous allouer au projet ? De quelles ressources disposez-vous ? Quel est votre niveau général de connaissances du sujet ? Voilà là de précieuses informations à décoder et à communiquer.

Le type de solution souhaité

Que voulez-vous concrètement ? Un partenaire qui livre une solution clé en main, qui vous aide à la bâtir ou qui vous conseille sur ce qui pourrait être amélioré ? Ces nuances importantes influenceront l’approche du partenaire et aiguilleront aussi le budget à prévoir.

Votre budget

Pour évaluer l’éventail de solutions à votre disposition, il faut d’abord avoir une idée des moyens financiers dont vous disposez. L’important, c’est d’être réaliste quant au coût total du projet. Parce qu’en plus des dépenses liées à la solution elle-même, il faut aussi prendre en compte tous les coûts liés à l’implantation et à la formation. Dresser un bilan honnête, c’est essentiel pour cibler adéquatement l’étendue et la portée de votre solution.

Par où commencer

Les types de mandats les plus couramment confiés à des fournisseurs de solutions technologiques sont les suivants :

Vous avez arrêté votre choix sur une solution clé en main. Vous cherchez donc un partenaire pour chapeauter l’implantation, par exemple pour la gestion de la relation client (CRM), le système comptable ou le point de vente (POS).

Vous optez pour une solution sur mesure personnalisée. Votre partenaire sera donc responsable du développement de la solution et de son implantation (ex. : site Web, application mobile).

Vous cherchez à revoir l’ensemble de vos systèmes et à mettre en place une stratégie numérique. Votre partenaire travaillera donc de pair avec vous pour concrétiser une vision holistique.

Les plateformes varieront en fonction de ce que vous cherchez. Si c’est une solution toute faite qui vous intéresse, Google ou des agrégateurs comme G2 Crowd sont de bons points de départ. Si vous visez plutôt une solution sur mesure, les plateformes de mise en relation comme Hello Darwin seront vos meilleures alliées. Il y a aussi toujours l’option de sonder des personnes de confiance autour de vous qui sont passées par ce même processus.

À cette étape, il n’est pas rare de jongler entre huit ou dix options. Cependant, n’investissez pas plus d’une à deux heures de recherche par fournisseur. Tentez de filtrer les possibilités, de faire une présélection pour dresser une liste de deux ou trois candidats intéressants. Vous pourrez ainsi passer à la prochaine étape.

Une première rencontre

Le premier contact devrait vous permettre de déterminer si le courant passe bien avec les fournisseurs sur votre liste. Basez-vous sur ces deux critères clés :

La solution proposée répond à tous vos besoins essentiels. Référez-vous à votre liste originale pour en être bien certain. Les besoins devraient guider la solution et pas l’inverse.

L’approche proposée est alignée à vos valeurs. Parce que collaborer avec un fournisseur désagréable ou qui n’a pas la même vision que vous, ça peut être long, très très long.

Les signaux d’alarme (Titre 2) C’est bien connu, la communication est une des pierres angulaires des relations privilégiées. Se sentir entendu et respecté, et surtout sentir qu’on est sur la même longueur d’onde, c’est une condition essentielle à tout bon partenariat. Si l’une de ces situations se présente, posez-vous de sérieuses questions quant à la légitimité de votre possible futur partenaire :

Il essaie de forcer son échéancier sur le vôtre.

Il a de la difficulté à exprimer clairement et simplement des concepts clés et utilise un jargon un peu prétentieux qui crée une distance entre vous et lui.

Il vous propose une solution sur mesure alors qu’il existe déjà des solutions toutes faites qui pourraient répondre à vos besoins. Soyons honnêtes, en 2022, il y a très peu de situations qui requièrent vraiment de développer un système CRM en entier.

Les risques

C’est toujours mieux de se préparer à toutes éventualités. Des dépassements de coûts et des délais, ça se peut. Soyez réaliste lors de l’élaboration de votre budget et de votre échéancier. Ne pressez pas trop le citron et gardez-vous une marge de manœuvre.

Un tout nouveau fonctionnement veut aussi dire une période d’adaptation. Il n’est pas rare d’observer temporairement une baisse de productivité ou une légère érosion des services. C’est le rôle de votre partenaire de raccourcir et d’adoucir au maximum cette phase d’acclimatation.

Il se peut aussi que vos utilisateurs se sentent un peu déstabilisés ou inquiets face à un tel changement. Le but, c’est de les guider et de les accompagner tout au long de la transition.

Astuce : commencer petit

Si vous avez des doutes quant à la capacité de votre équipe à réaliser une initiative donnée, il est peut-être plus sage de commencer par un projet pilote. Trouvez une tâche qui pourrait être livrée rapidement et évaluez vos aptitudes à plus petite échelle. Ainsi, vous aurez plus d’expérience et serez en mesure de mieux comprendre les habiletés, mais aussi les limites de votre équipe.

Bref

Il est essentiel de bien prendre le temps de cerner adéquatement la nature de vos besoins. Une préparation adéquate vous permettra de faire les bons choix, d’établir un rapport de confiance avec votre partenaire et de vivre une expérience positive. Tout pour éviter de gaspiller du temps et de l’argent! C’est l’élément le plus déterminant de votre succès auprès de votre nouveau partenaire. En sachant exactement à quoi vous attendre et en ayant évalué tous les risques possibles, vous vous assurerez d’avoir toujours une longueur d’avance.

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