Projets pilotes ou d’immobilisation sur le terrain

• Formulaire de demande d’aide financière complété et signé (formulaire de dépôt de projet)
• Montage financier du projet complété (fichier Excel)
• Résolution du conseil d’administration ou lettre de confirmation du président/propriétaire autorisant le dépôt du projet
• Lettre attestant que l’organisation dispose de la mise de fonds ou a obtenu le financement nécessaire pour réaliser le projet
• Échéancier du projet

Qui est admissible ?

• Organismes à but lucratif (OBL) organisant des festivals ou des événements touristiques au Québec.
• Organismes à but non lucratif (OBNL) organisant des festivals ou des événements touristiques au Québec.
• Coopératives organisant des festivals ou des événements touristiques au Québec.
• Entités municipales impliquées dans des festivals ou des événements touristiques au Québec.
• Communautés, organismes, entreprises et nations autochtones reconnus par l’Assemblée nationale, liés à des festivals ou événements touristiques au Québec.

Qui n'est pas admissible

• Organismes et ministères des gouvernements du Québec ou du Canada.
• Sociétés contrôlées directement ou indirectement par un gouvernement (provincial ou fédéral), ainsi que les entreprises détenues majoritairement par une société d’État.
• Entreprises sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.
• Entreprises inscrites au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), ainsi que les entreprises en défaut de permis d’exploitation.
• Festivals/événements non admissibles (programmations régulières d’une attraction, bourses touristiques, conférences, congrès, ou certaines expositions sans programmation d’activités), ainsi que les œuvres de bienfaisance.

Dépenses admissibles

• Location d’équipement et de machinerie, ainsi que l’achat de matériel, de fournitures ou d’infrastructures essentiels à la réalisation du projet.
• Frais d’aménagement du territoire.
• Mobilier urbain et services connexes liés aux aménagements cyclistes ou piétonniers.
• Outils de signalisation essentiels au projet (panneaux d’information, infographie, etc.).
• Honoraires de professionnels reconnus pour la réalisation du projet.
• Dépenses de promotion, marketing et communication, notamment pour la diffusion et la publication des résultats du projet.
• Salaires et avantages sociaux du personnel permanent affecté à la réalisation du projet.
• Frais d’administration et de gestion directement liés à la mise en œuvre du projet, incluant les dépenses d’audit externe (CPA) nécessaires à la reddition de comptes finale.
• Taxes nettes (à l’exclusion de la partie remboursée) applicables aux coûts directs.

Coûts et activités non admissibles

• Frais engagés avant la date de dépôt du projet ou après la date de fin du projet.
• Coûts d’entretien et d’exploitation d’aménagements déjà en place qui n’ont subi aucune modification.
• Dépenses liées aux activités courantes de l’organisation et tout dépassement des coûts prévus au dossier.
• Coûts reliés au fonds de roulement, au service de la dette, aux pertes d’exploitation (opérations), aux pertes en capital ou au rachat de capital.
• Taxes et montants pouvant être remboursés (ex. partie remboursable de la TVQ/TPS) et toute dépense non directement liée au projet.

Zone géographique admissible

• Québec (festivals et événements tenus au Québec; organismes légalement constitués au Québec).
• Îles-de-la-Madeleine.

• Alignement du projet avec les objectifs du programme et les orientations stratégiques du demandeur.
• Potentiel du projet de devenir récurrent ou pérenne, et intégration de principes de développement durable dans les activités.
• Montage financier complet et réaliste (coûts du projet et revenus d’exploitation après sa réalisation) et respect du calendrier de mise en œuvre selon les échéanciers du programme.
• Qualité du projet (objectifs poursuivis) et caractère structurant.
• Envergure des résultats attendus et des retombées positives prévues (dimensions environnementale, sociale et économique), ainsi que l’appui du milieu et des parties prenantes.

• Étape 1 : Prise de connaissance et préparation
  • Prendre connaissance du guide du demandeur.
  • Consulter, au besoin, l’équipe de développement durable d’Événements Attractions Québec (ÉAQ) avant de déposer une demande afin de s’assurer de l’admissibilité du projet.
  • Préparer le projet et rassembler toutes les informations demandées dans le formulaire de dépôt.
  • Prévoir un appel d’offres sur invitation pour toute location d’équipement et de machinerie, toute acquisition de matériel, de fournitures ou d’infrastructures ou tout service dont la valeur unitaire excède 25 000 $ avant taxes, et obtenir deux soumissions comparables.
• Étape 2 : Remplissage du formulaire de dépôt
  • Remplir le formulaire de dépôt de projet fourni par ÉAQ.
  • Compléter la description du projet, les étapes de déploiement et l’échéancier.
  • Compléter la section sur les coûts et le financement (incluant le montage financier).
  • Signer la déclaration, les engagements et la demande.
• Étape 3 : Préparation des pièces justificatives
  • Joindre une résolution du conseil d’administration ou une lettre de confirmation du président ou du propriétaire confirmant la demande de dépôt du projet.
  • Joindre le montage financier.
  • Joindre une lettre attestant que l’organisation possède les fonds ou a obtenu le financement nécessaire (mise de fonds).
  • Joindre des lettres d’appui, si applicable.
  • Joindre les échéanciers.
  • Ajouter tout autre document jugé pertinent par le demandeur.
• Étape 4 : Transmission de la demande à ÉAQ
  • Transmettre le dossier complet (formulaire et pièces justificatives) par courriel à : viragedurable@eaq.quebec.
  • Soumettre un seul dossier par demandeur.
• Étape 5 : Validation d’admissibilité et clarifications (au besoin)
  • Attendre la validation de l’admissibilité générale du dossier par ÉAQ.
  • Fournir, si demandé, des clarifications ou renseignements supplémentaires.
• Étape 6 : Évaluation et sélection
  • Attendre l’analyse du projet par les comités (évaluation, sélection et annonce des projets retenus).
  • Recevoir l’annonce par courriel (projet retenu ou non retenu).
• Étape 7 : Convention de subvention
  • Si le projet est confirmé, recevoir une convention d’aide financière personnalisée.
  • Retourner la convention dûment signée à ÉAQ.
• Étape 8 : Réalisation et suivis
  • Réaliser le projet selon la convention.
  • Produire un rapport de suivi de mi-étape, incluant un suivi des travaux et un tableau des dépenses réalisées, selon le gabarit fourni par ÉAQ.
  • Transmettre les deux soumissions comparables lorsque requis (notamment pour les achats/services visés par l’appel d’offres sur invitation).
• Étape 9 : Reddition de comptes finale
  • Déposer le bilan des réalisations et la reddition de comptes finale au plus tard 90 jours après la date de fin prévue du projet, sans excéder le 31 mars 2026.
  • Joindre le rapport d’activités (incluant notamment les preuves de réalisation telles que photos/vidéos et le tableau des dépenses réalisées).
  • Joindre un rapport d’audit externe (CPA) lorsque requis (volet 1.1).

• Validation de l’admissibilité générale du dossier par Événements Attractions Québec (ÉAQ) et demande de clarifications au besoin (les dossiers incomplets peuvent être rejetés).
• Analyse et sélection par un comité de suivi : vérification de conformité, puis évaluation du projet à l’aide d’une grille pondérée et d’observations qualitatives.
• Approbation des projets recommandés par un comité directeur (rencontres prévues environ toutes les six semaines).
• Décision communiquée par courriel : annonce officielle par la ministre du Tourisme aux projets retenus, et avis par ÉAQ aux projets non retenus.
• En cas d’acceptation : signature d’une convention d’aide financière, suivis pendant la réalisation (rapport de mi-étape), puis reddition de comptes finale (avec audit externe CPA requis pour le volet 1.1).

• Les dépenses admissibles ne peuvent pas être engagées avant la date de dépôt du projet auprès d’ÉAQ (le courriel automatique de confirmation faisant foi).
• Le projet doit être complété, les sommes entièrement dépensées et la reddition de comptes finale déposée au plus tard le 31 mars 2026.
• Pour le volet 1.1, un rapport d’audit externe (CPA) est requis dans le cadre du bilan final.
• Un rapport de suivi de mi-étape (avec tableau des dépenses réalisées) doit être produit en cours de réalisation du projet.