Projets de sensibilisation et de promotion

• Le demandeur doit être un organisme admissible (organisme à but lucratif, organisme à but non lucratif, coopérative, entité municipale, communauté/organisme/nation autochtone reconnu par l’Assemblée nationale, ou un regroupement de ces clientèles) et être légalement constitué au Québec.
• Le festival ou l’événement touristique visé doit être produit et tenu au Québec, durer au minimum 2 jours, être organisé autour d’une thématique avec une programmation d’activités, et avoir déjà tenu au moins une édition avant le dépôt de la demande d’aide financière.
• Le projet doit viser l’un des types suivants : aménagements ou infrastructures, acquisition de matériel, ajout de nouveaux services, ou activités de sensibilisation et de promotion favorisant l’utilisation des transports actifs et collectifs.
• Au moins une édition du festival ou de l’événement doit avoir lieu durant la période de réalisation du projet afin de permettre la réalisation d’un sondage auprès des festivaliers.
• L’organisation doit accepter de partager avec Événements Attractions Québec (ÉAQ) et les autres entreprises du secteur les résultats et les étapes de mise en place du projet, et le projet doit augmenter les connaissances des parties prenantes en matière de transports actifs et collectifs.

Qui est admissible?

• Organismes à but lucratif (OBL) opérant dans le secteur des festivals, événements touristiques et attractions au Québec.
• Organismes à but non lucratif (OBNL) du milieu touristique et événementiel (festivals et événements touristiques) au Québec.
• Coopératives impliquées dans l’organisation de festivals ou d’événements touristiques au Québec.
• Entités municipales associées à la tenue de festivals et d’événements touristiques au Québec.
• Communautés, organismes et nations autochtones reconnus par l’Assemblée nationale liés à des festivals ou événements touristiques au Québec.

Qui n'est pas admissible

• Festivals et événements dont le format correspond à une programmation régulière sur une attraction, une bourse touristique, une conférence ou un congrès.
• Expositions qui n’ont pas de programmation d’activités autres que celles directement liées à l’exposition.
• Ministères et organismes des gouvernements du Québec ou du Canada.
• Sociétés contrôlées directement ou indirectement par un gouvernement (provincial ou fédéral), ainsi que les entreprises détenues majoritairement par une société d’État.
• Entreprises sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, ou inscrites au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA).

Dépenses admissibles

• Location d’équipement et de machinerie, et achat de matériel, fournitures ou infrastructures essentiels à la réalisation du projet.
• Coûts de mobilier urbain et services connexes associés aux aménagements cyclistes ou piétonniers.
• Création d’outils de communication favorisant l’utilisation des transports actifs et collectifs (ex. panneaux d’information, infographies).
• Honoraires versés à des professionnels reconnus pour la réalisation du projet.
• Dépenses de promotion, marketing et communication, notamment pour la diffusion et la publication des résultats du projet.
• Salaires et avantages sociaux du personnel permanent/régulier de l’organisme affecté à la réalisation du projet.
• Frais d’administration et de gestion directement liés à la mise en œuvre du projet.
• Taxes nettes (à l’exclusion de la partie remboursée) applicables aux coûts directs.

Zone géographique admissible

• Québec (organisme légalement constitué et festival/événement produit et tenu au Québec).
• Îles-de-la-Madeleine (catégorie prévue au programme).

• Alignement du projet avec les objectifs du programme et les orientations stratégiques du demandeur, incluant l’intégration de principes de développement durable.
• Potentiel du projet à devenir récurrent ou pérenne dans le temps.
• Qualité du projet, caractère structurant et solidité des objectifs poursuivis.
• Niveau d’appui/acceptabilité du milieu et des parties prenantes (incluant les associations touristiques régionales et sectorielles concernées).
• Faisabilité : montage financier complet et réaliste, calendrier de mise en œuvre respectant les échéanciers, et expertise/expérience du demandeur et de ses partenaires.

• Étape 1 : Prise de connaissance et validation
  • Prendre connaissance du Guide du demandeur.
  • Consulter l’équipe de développement durable d’Événements Attractions Québec (ÉAQ) avant de déposer la demande afin de s’assurer de l’admissibilité.
  • Vérifier si un appel d’offres sur invitation sera requis pour des dépenses visées (valeur unitaire excédant 25 000 $ avant taxes) et, le cas échéant, prendre connaissance des règles concernant l’adjudication de contrats.
• Étape 2 : Préparation du dossier de dépôt
  • Remplir le formulaire de dépôt de projet fourni par ÉAQ (incluant l’identification du demandeur, la description du projet, la pertinence selon les objectifs du programme, les répercussions, la viabilité/faisabilité et les coûts/financement).
  • Préparer le montage financier.
  • Rassembler les documents à joindre :
    • Résolution du conseil d’administration ou lettre de confirmation du président ou propriétaire confirmant la demande de dépôt du projet.
    • Montage financier.
    • Lettre attestant que l’organisation possède les fonds ou a obtenu le financement nécessaire à la réalisation du projet (mise de fonds).
    • Lettres d’appui (si applicable).
    • Échéanciers.
    • Tout autre document jugé pertinent par le demandeur.
  • S’assurer que le dossier est complet (ÉAQ peut demander des clarifications ou rejeter les candidatures incomplètes).
• Étape 3 : Transmission de la demande
  • Transmettre le dossier complet (formulaire et pièces justificatives) par courriel à : viragedurable@eaq.quebec.
  • Respecter la période d’appel de projets (en continu, jusqu’à épuisement des fonds disponibles) et la date de fin du programme (31 mars 2026).
  • Ne soumettre qu’un seul dossier par demandeur.
• Étape 4 : Évaluation et décision
  • Attendre la validation de l’admissibilité générale du dossier par ÉAQ.
  • Attendre l’évaluation et la sélection par les comités (analyse de conformité et analyse du projet).
  • Recevoir l’annonce officielle par courriel (projets retenus ou non retenus).
• Étape 5 : Convention de subvention
  • Si le projet est confirmé, recevoir une convention d’aide financière personnalisée.
  • Retourner la convention dûment signée à ÉAQ.
• Étape 6 : Réalisation et suivi de mi-étape
  • Réaliser le projet conformément à la convention.
  • Produire et transmettre un rapport de suivi de mi-étape, incluant un suivi des travaux en cours et un tableau des dépenses réalisées (gabarit fourni par ÉAQ).
  • Si un appel d’offres sur invitation est requis, obtenir deux soumissions comparables et les transmettre lors du rapport de mi-étape et du rapport final (si elles n’avaient pas été fournies au dépôt).
• Étape 7 : Reddition de comptes finale
  • Déposer le bilan des réalisations et la reddition de compte finale au plus tard à la date d’échéance du programme (31 mars 2026) et selon les modalités prévues (le guide mentionne aussi un dépôt au plus tard 90 jours après la date de fin prévue, sans excéder le 31 mars 2026).
  • Joindre les documents exigés, incluant le rapport d’activités fourni par ÉAQ (étapes complétées, preuves telles que photos/vidéos, tableau des dépenses réalisées).
  • Documenter les indicateurs et résultats attendus exigés par le programme afin d’en faire état dans la reddition de compte.

• La période d’appel de projets est en continu à partir du 29 mai 2024, jusqu’à épuisement des fonds disponibles.
• Les dépenses admissibles ne peuvent pas être engagées avant la date de dépôt du projet auprès d’ÉAQ (le courriel automatique de confirmation de transmission réussie fait foi).
• L’aide financière est versée en trois versements (maximum 50 % à la signature, 30 % après approbation d’un rapport de mi-étape, 20 % après approbation du bilan final; le montant peut être ajusté si les coûts admissibles réels sont inférieurs au budget).
• Le projet doit être terminé, les sommes dépensées et le rapport final déposé au plus tard le 31 mars 2026.