10 meilleurs outils web pour organiser votre horaire et améliorer votre productivité

La productivité est un mot que l'on entend beaucoup dans le monde de l'entrepreneuriat et c'est un objectif qu'ont en commun de nombreuses personnes. Il s'agit d'une mission très noble pour laquelle certains ont plus de facilité, alors que d'autres ont besoin d'un coup de pouce afin d'y arriver. En cette époque où les gens ont des horaires réglés au quart de tour, il n'est pas toujours facile d'optimiser la manière d'utiliser chaque période de temps. 

Dans le but de gérer cette problématique, de nombreuses entreprises ont créé des outils et applications permettant de gérer votre horaire et d'améliorer votre productivité. Nous avons décidé de rassembler les 10 outils les plus recommandés par des utilisateurs convaincus.

Voici 10 outils pour gérer votre horaire et devenir plus productifs

Nous présentons ici différents outils que nous avons divisés en plusieurs catégories, selon vos besoins. Souvent, les gens utilisent plus d'un outil à la fois. La plupart des outils sont gratuits ou abordables donc il est facile de les tester sans devoir vous engager à long terme. 

Les outils de gestion de tâches et gestion d'horaire

Le traditionnel calendrier est encore très efficace, mais on trouve maintenant des calendriers et des agendas électroniques offrant des fonctions "augmentées", notamment pour calculer la quantité de temps que l'on consacre à chaque aspect de notre travail et même pour recevoir des conseils et des données précises. 

1) Toggl

L'application Toggl est un outil de gestion de temps dont le but principal est de calculer combien de temps cela vous prend pour accomplir chaque tâche. Ce faisant, vous aurez un meilleur aperçu de comment vous dépensez votre temps lorsque vous êtes au travail. Il existe différents forfaits, dont le service de base, le forfait de gestion d'équipe et le forfait premium. Cet outil peut être utilisé par tous les membres de l'équipe de l'entreprise. 

2) Remember the milk

Remember the milk est une application sympathique, avec un design plutôt simple mais efficace. Cet outil vous servira à créer des to-do lists structurées et efficaces. Le principal avantage pour les utilisateurs est qu'il est possible de synchroniser l'application avec d'autres comptes dont Gmail, Google Calendar et Evernote.

Vous pouvez aussi programmer des notifications sur votre téléphone mobile ou par courriel. Si vous souhaitez tester l'application, il existe une formule gratuite. Une fois que vous aurez déterminé si vous appréciez cet outil, vous pourrez passer vers un compte payant.

Les outils pour vous aider à déconnecter

De nos jours, il est trop facile d'être distrait. Notifications, nouvelles, alertes... Tout cela nuit à notre concentration et nous empêche d'être très productifs. Dans cet esprit, plusieurs outils ont été créés pour bloquer les distractions du monde moderne, dont la fâcheuse envie de visiter les réseaux sociaux 100 fois par jour. 

3) StayFocusd

Installez ce plug-in sur votre navigateur Chrome afin de restreindre la quantité de temps que vous passez sur les réseaux sociaux. Contrairement à d'autres applications qui bloquent complètement ces pages, StayFocusd offre des options qui vous permettent de vous y rendre, mais une fois que vous avez atteint la limite de temps quotidienne allouée, ils ne seront plus accessibles. Ce plug-in est entièrement gratuit. 

4) Anti-social

Vous avez pratiquement besoin d'une camisole de force pour vous empêcher d'aller sur les réseaux sociaux? Anti-social est encore plus drastique que l'option précédente. Une fois que vous avez activé l'application, vous devez éteindre et redémarrer votre ordinateur pour pouvoir retourner sur ces sites distrayants. Il en tient à vous de choisir quels sites vous souhaitez bloquer. L'outil d'Anti-social est payant, mais le prix est très abordable.

Les outils pour gérer des tâches en équipe

La gestion du travail d'équipe n'est pas chose facile, particulièrement en cette époque où beaucoup de travail se fait à distance. Même dans les bureaux à aire ouverte, les journées des employés sont souvent très remplies, de sorte que l'efficacité n'est pas toujours au rendez-vous. Heureusement, il existe de nombreux outils qui permettent d'administrer les tâches et de bien diviser le travail, tout en pouvant surveiller les progrès à chaque étape et les choses qui restent à faire. Voici deux outils à essayer: 

5) Les outils de collaboration créés par Google

Les outils créés par le géant du web sont gratuits et faciles à utiliser. Ils permettent de partager des documents, de travailler en simultanée sur ceux-ci sans créer de conflits de versions, de communiquer, de laisser des notes, d'organiser des documents, et bien plus! Vous pouvez combiner l'utilisation de plusieurs outils dont Gmail, Google Drive, Google Sheets, Google Calendar, Google Hangout, ainsi que plusieurs autres fonctions très utiles!

6) Trello

Trello est un outil de gestion de projet fortement apprécié par les travailleurs, entre autres à cause de son aspect collaboratif. Ce logiciel reprend le concept des to-do lists et l'élève à un autre niveau. Chaque personne pourra adapter les fonctions offertes par Trello selon leurs besoins. Toutefois, à la base, l'outil sert à créer des listes et à surveiller le cheminement de chacun des items notés, qui sont généralement des tâches à exécuter ou des idées à ne pas oublier.

Plusieurs personnes peuvent être invitées à participer à un même tableau et à modifier son contenu. Voilà en quoi cet outil peut servir pour la gestion de tâches entre plusieurs personnes.

Les outils pour simplifier votre travail

Efficacité et organisation vont de pair. Plus vous respectez des stratégies qui vous permettent d'être à votre affaire, meilleur sera votre rendement. Les deux outils suivants vous aident à organiser vos tâches et peuvent aussi vous donner un coup de pouce pour mieux gérer vos pensées!

7) Evernote

L'objectif principal de l'outil Evernote est de vous aider à prendre des notes sans que celles-ci ne deviennent chaotiques. Ainsi, vous ne perdrez plus vos bonnes idées, surtout celles que vous avez eues dans les transports, en marchant, en dinant au restaurant ou en discutant avec des amis. Terminé les notes pêle-mêle dans votre téléphone!

Cette application vous permet de sauver vos notes à un même endroit et de les partager facilement sur plusieurs appareils. Vos collègues et vos proches peuvent aussi participer, en rajoutant leurs propres notes aux vôtres lorsqu'il s'agit d'un projet commun. Il existe un plan gratuit, ainsi que des forfaits payants offrant plus d'options. 

8) Todoist

Todoist est un outil de gestion de tâches qui permet de sauver beaucoup de temps. Ses fonctions vous permettent de visualiser le progrès que vous avez fait pour chaque tâche, de vous mettre des buts et de déléguer plus facilement. Comme Evernote, Todoist offre une version gratuite et des forfaits premium qui vous donnent accès à une version plus poussée de leur application.

Les outils pour vous aider à vos concentrer

Parfois, les outils de productivité n'impliquent pas directement le travail. En fait, il est clair qu'un des problèmes les plus répandus à notre époque est celui du manque de concentration. Les gens sont surstimulés et ont du mal à rester concentrés sur une même tâche trop longtemps. Afin de réduire ce problème, certains outils permettent aux gens de développer une meilleure concentration qui se répercutera sur leurs capacités au travail. 

9) \Focus@will

Voici un outil qui utilise la musique pour vous aider à être plus productifs! Les fonctions offertes sont basées sur des recherches scientifiques qui démontrent que certains types de musique peuvent favoriser la concentration. \Focus@will vous donne accès à des listes de lecture adaptées à différentes personnalités. Vous avez accès à la cinquantaine de listes qui ont été créées et l'outil vous suggère celles qui adhèrent le mieux à vos besoins. 

10) Forest

Forest est à la fois un jeu de concentration et un outil qui vous éloigne de votre téléphone! L'approche est très simple: il s'agit de construire une forêt où chaque arbre représente une période de concentration d'une certaine durée. Vous plantez l'arbre et ensuite, vous laissez l'application ouverte pour que celui-ci puisse croître. Si vous quittez l'application avant que l'arbre soit arrivé à maturité, celui-ci va mourir. 

Les conseils d'experts pour améliorer votre productivité

Si vous ne le connaissiez pas déjà, sachez que helloDarwin présente un podcast sur le marketing web. L'animateur, Olivier Lambert (Tactik média), rencontre des entrepreneurs inspirants pour discuter de leur parcours et en profite pour leur demander quelques conseils, notamment par rapport à la productivité. Voici quelques citations ressorties de ces épisodes, ainsi que les liens vers les podcasts:

"Avec une touche d'humour, Robin Vézina suggère que son outil préféré se nomme G-O-O-G-L-E, une plateforme obscure et méconnue. En effet, il affirme qu'une quantité impressionnante de personnes lui arrivent avec des questions auxquelles ils pourraient facilement trouver réponse en tapant leur requête dans ce moteur de recherche."