Que finance le programme SCALE AI — Accélération : Dépenses admissibles et guide de remboursement

Le programme SCALE AI — Accélération est une initiative de financement nationale qui soutient indirectement les startups et PME en IA au Canada en remboursant les coûts admissibles engagés par des programmes partenaires certifiés, comme des accélérateurs, incubateurs, centres d’innovation et laboratoires d’entreprise. Plutôt que d’accorder des subventions directement aux startups, SCALE AI finance les organismes qui leur offrent un accompagnement structuré. Au 2024-08-09, les programmes certifiés peuvent recevoir jusqu’à 50 000 $ par startup ou PME canadienne, sous forme de remboursement des coûts admissibles liés aux activités du programme.

Cet article explique ce que le programme peut financer, ce qu’il ne finance pas et le fonctionnement du remboursement. Il aide les organismes partenaires à planifier leur budget et les startups à comprendre les services couverts lorsqu’elles rejoignent un programme accrédité par SCALE AI.

Aperçu du financement du programme

SCALE AI — Accélération offre des contributions non remboursables aux programmes partenaires certifiés qui accompagnent des startups/PME en IA axées sur les chaînes de valeur et d’approvisionnement. Le financement est alloué à chaque programme certifié en fonction du nombre de startups/PME admissibles qui obtiennent leur diplôme du programme. Chaque programme reçoit une allocation annuelle d’entreprises admissibles et un plafond de remboursement fondé sur ces résultats.

Points clés :

• Le financement prend la forme d’un remboursement des coûts admissibles liés aux activités du programme.

• Jusqu’à 50 000 $ peuvent être remboursés par startup/PME accompagnée et diplômée.

• Les startups et PME bénéficiaires doivent être établies au Canada.

• Les fonds sont versés aux organismes partenaires (et non directement aux startups/PME).

Ce modèle permet aux organismes d’intensifier le mentorat, le coaching, le soutien à la commercialisation et les activités d’écosystème qui accélèrent directement la croissance des entreprises en IA au Canada.

Montants et taux de financement

SCALE AI — Accélération utilise un plafond par entreprise et une allocation basée sur les cohortes.

• Montant maximal : Jusqu’à 50 000 $ en coûts admissibles remboursables par startup/PME accompagnée qui obtient son diplôme.

• Allocation : Votre programme se voit attribuer un nombre annuel d’entreprises admissibles; les remboursements ne peuvent pas excéder le plafond cumulé découlant de ces allocations et de votre budget approuvé.

• Couverture : La contribution rembourse les dépenses approuvées, engagées au Canada et directement liées à l’exécution des activités d’accélération pour les entreprises participantes.

• Partage des coûts : Le ratio de partage, les catégories admissibles et tout plafond par catégorie sont précisés dans votre entente de contribution et vos lignes directrices. Ils peuvent varier selon le cas.

Implication pratique :

• Si votre programme compte 10 diplômés admissibles dans l’année, vous pourriez réclamer jusqu’à 500 000 $ au total, sous réserve des coûts admissibles et de votre budget approuvé.

Dépenses admissibles

Selon les lignes directrices du programme, les dépenses doivent être engagées au Canada et directement rattachées à l’accompagnement de startups/PME en IA axées sur les chaînes de valeur. Voici une liste structurée de catégories courantes. Vérifiez toujours les détails et tout plafond dans votre entente.

1) Coûts de personnel et de prestation

• Salaires et avantages du personnel de livraison du programme (p. ex., gestionnaires, conseillers, mentors techniques) attribuables aux activités admissibles.

• Honoraires de mentors, coachs ou experts pour des formations, cliniques-conseils ou interventions techniques ciblées.

• Rémunération des entrepreneurs en résidence (EIR) ou conseillers pour des séances définies et orientées vers des résultats.

2) Formation, ateliers et activités de cohorte

• Conception et prestation de curriculum (commercialisation, PI, gouvernance des données, MLOps, conformité, intégration chaîne d’approvisionnement).

• Ateliers de groupe, bootcamps et classes de maître avec ordre du jour et objectifs d’apprentissage.

• Sessions techniques spécialisées sur l’IA appliquée aux chaînes de valeur lorsque reliées aux objectifs du programme.

3) Locaux, espaces et usage de laboratoires

• Location d’espaces de coworking, bureaux ou salles nécessaires à l’exécution du programme.

• Accès à des laboratoires, ateliers de prototypage ou espaces de fabrication pour tests, démonstrations ou validation de produits liés au curriculum.

• Salles de réunion pour journées investisseurs, démonstrations clients et tables rondes de mentorat.

4) Équipement, logiciels et outils pour la prestation

• Locations ou baux d’équipement directement reliés à la livraison du programme (p. ex., équipements de démonstration, bancs d’essai).

• Licences logicielles ou environnements infonuagiques requis pour la formation, le prototypage ou des exercices de données, utilisés par le programme (et non pour l’exploitation à long terme d’une entreprise).

• Systèmes de gestion de l’apprentissage et outils de collaboration pour administrer le curriculum et le mentorat.

5) Services de commercialisation et de PI

• Services d’experts offrant de la formation en PI et du soutien à la commercialisation aux entreprises participantes (p. ex., recherche d’antériorités, stratégie brevets, ententes de données, cadres de licences).

• Veille de marché et recherches sectorielles intégrées au matériel pédagogique du programme.

• Accompagnement en conformité ou règlementation pertinent au déploiement de l’IA en chaîne d’approvisionnement.

6) Événements d’écosystème et accès aux investisseurs/clients

• Journées de démonstration et vitrines sectorielles reliant les startups à des clients, partenaires de chaîne d’approvisionnement et investisseurs.

• Maillage B2B, visites industrielles et présentations ciblées lorsque les coûts sont liés aux objectifs du programme.

• Frais d’accueil raisonnables directement reliés à la tenue d’un événement (hors alcool).

7) Sensibilisation, recrutement et sélection

• Sensibilisation et recrutement de startups/PME canadiennes pour la cohorte, y compris des démarches inclusives.

• Processus de sélection (analyse des candidatures, jurys) et logistique associée lorsqu’intégrés à la prestation du programme.

8) Suivi, reddition de comptes et préparation aux vérifications

• Outils et temps consacrés à la mesure du rendement, au suivi des participants et à l’évaluation des résultats.

• Préparation des réclamations, échéanciers et dossiers pour satisfaire aux exigences de rapport et d’audit.

Notes importantes :

• Les dépenses admissibles doivent être rattachées au programme approuvé et aux entreprises participantes.

• Les coûts doivent être raisonnables, nécessaires et engagés pendant la période autorisée.

• Seules les dépenses engagées au Canada sont admissibles au remboursement.

Dépenses non admissibles

Le programme exclut explicitement certaines dépenses et, par analogie avec les pratiques fédérales, d’autres postes sont généralement non admissibles. La liste ci-dessous appuie votre planification; votre entente demeure la référence.

• Subventions directes, investissements d’amorçage ou prises de participation versées aux startups.

• Dépenses engagées à l’extérieur du Canada ou auprès de fournisseurs non canadiens lorsque la règle exige des coûts engagés au Canada.

• Frais généraux corporatifs non liés à la prestation du programme.

• Achats d’actifs non essentiels ou disproportionnés par rapport aux besoins du programme.

• Marketing/relations publiques promouvant l’organisme au sens large, sans lien avec le programme financé.

• Alcool, cadeaux, prix ou divertissements au-delà des normes raisonnables d’un événement.

• Amendes, pénalités, frais de retard ou règlements juridiques.

• Service de la dette, intérêts et autres coûts de financement.

• Coûts engagés avant la date d’entrée en vigueur ou après la date d’échéance de l’entente.

• Salaires ou honoraires sans feuilles de temps, contrats ou journaux d’activités probants.

• Taxes et crédits remboursables (p. ex., TPS/TVH/TVQ récupérables), sauf indication contraire de votre entente.

Si une dépense n’est pas clairement admissible, obtenez une confirmation écrite avant de l’engager.

Exigences documentaires

Pour réclamer un remboursement dans SCALE AI — Accélération, les organismes doivent conserver des dossiers complets et prêts à l’audit. Votre entente précise les exigences, mais les normes suivantes sont courantes :

• Extraits détaillés du grand livre reliant chaque coût réclamé à une catégorie admissible et au budget approuvé.

• Factures et reçus, accompagnés de la preuve de paiement (p. ex., relevés bancaires).

• Contrats ou énoncés de travaux signés pour mentors, contractants et experts, alignés avec les activités du programme.

• Feuilles de temps pour le personnel salarié et les contractants indiquant les heures et activités liées au programme.

• Ententes de location d’espaces avec dates, tarifs et preuves d’utilisation pour le programme.

• Feuilles de présence, ordres du jour et documents pour ateliers, formations et événements.

• Preuve que les startups/PME participantes sont établies au Canada et ont obtenu leur diplôme (listes de cohorte, attestations).

• Registres d’utilisation d’équipement et de logiciels lorsqu’ils sont réclamés.

• Approbations internes et documents d’approvisionnement requis par vos politiques.

• Attestation signée confirmant que les coûts ont été engagés au Canada et qu’ils sont exacts et complets.

Conservation : Conservez les dossiers pendant la durée stipulée dans votre entente. À titre de bonne pratique, gardez les documents financiers et programmatiques au moins six ans après la fin du projet.

Exemples de projets financés

Les scénarios suivants illustrent l’alignement des coûts admissibles avec le modèle d’Accélération. Il s’agit d’exemples, non de garanties. L’admissibilité réelle dépend de votre entente.

Exemple 1 : Accélérateur en Ontario (cohorte de 12 mois)

• Salaires de l’équipe de prestation (gestion, EIR, conseiller en commercialisation IA).

• Mentors contractuels pour des bootcamps en gouvernance des données et intégration chaîne d’approvisionnement.

• Espaces de coworking et salles de réunion pour tables rondes et journée investisseurs.

• Logiciel de gestion de l’apprentissage pour le curriculum et le suivi des progrès.

• Réclamation : Jusqu’à 50 000 $ par startup/PME canadienne diplômée, multiplié par le nombre de diplômés admissibles, sous réserve des coûts admissibles et du budget.

Exemple 2 : Incubateur au Québec (9–12 mois)

• Série d’ateliers sur la PI, la conformité et la mise en marché pour l’IA appliquée aux chaînes de valeur.

• Accès au laboratoire de prototypage pour évaluation de modèles et démonstrations intégrées au curriculum.

• Honoraires de mentors sectoriels (fabrication, logistique, commerce de détail).

• Coûts d’un événement vitrine « IA chaîne d’approvisionnement » avec maillage B2B.

• Structure de réclamation : Remboursement des dépenses admissibles engagées au Canada et associées aux startups diplômées.

Exemple 3 : Centre d’innovation en Alberta (9 mois)

• Sessions techniques dirigées par des experts sur le MLOps et la validation de modèles en milieu industriel.

• Heures-conseils pour l’intégration de l’IA aux flux de chaîne d’approvisionnement à partir de jeux de données anonymisés.

• Locations d’équipement de courte durée pour des démonstrations en cours de formation.

• Frais de déplacement du personnel du programme pour des ateliers en région (si autorisés par votre entente).

• Validation : Feuilles de temps, factures, ordres du jour et présences appuient les réclamations.

Déboursement et processus de réclamation

SCALE AI — Accélération verse les fonds en remboursant les dépenses admissibles après leur engagement et leur justification. Les modalités figurent dans votre entente, mais le processus typique est le suivant :

1) Budget et entente

• Finalisez l’entente de contribution avec les activités, échéanciers et catégories de coûts approuvés.

• Confirmez votre allocation annuelle d’entreprises admissibles et les plafonds applicables.

2) Réalisation des activités

• Exécutez le curriculum, le mentorat et les événements selon le plan de travail.

• Assurez-vous que les startups/PME participantes sont établies au Canada.

3) Préparation des réclamations

• Agrégez les coûts par catégorie admissible et période de cohorte.

• Joignez les pièces justificatives (factures, feuilles de temps, preuve de paiement, listes de diplômés).

4) Soumission

• Déposez le sommaire de réclamation, le détail des coûts et les pièces probantes.

• Incluez les attestations et indicateurs de progrès requis.

5) Examen et remboursement

• SCALE AI analyse la réclamation et peut demander des précisions.

• Après approbation, le remboursement est versé pour les montants admissibles.

Délais : Les délais varient. Prévoyez plusieurs semaines et assurez-vous que la documentation est complète pour éviter des retards.

Règles de cumul (stacking)

De nombreux organismes combinent ce programme avec d’autres sources publiques. Dans SCALE AI — Accélération :

• Le cumul peut être autorisé, mais doit être divulgué.

• Votre entente fixe le plafond de financement public total et les règles de partage des coûts.

• La double réclamation d’un même coût est interdite.

• Si un autre financement réduit votre coût net, la réclamation doit refléter ce montant net.

Mesure recommandée : Tenez un registre des sources de financement pour chaque cohorte et documentez les contributions appliquées aux mêmes coûts.

Conseils budgétaires pratiques

• Partez des diplômés : Planifiez autour du nombre de startups/PME canadiennes qui devraient obtenir leur diplôme, puis mappez les coûts de prestation par entreprise au plafond de 50 000 $.

• Attribuez précisément : Utilisez des feuilles de temps et centres de coûts pour attribuer le temps du personnel.

• Priorisez l’impact : Allouez davantage au mentorat, à la commercialisation et aux capacités techniques qui génèrent des résultats mesurables.

• Optimisez espaces et outils : Choisissez des espaces modulaires et des outils partagés alignés à l’horaire des cohortes.

• Faire valider les cas limites : Pour des coûts inhabituels (p. ex., location spécialisée), obtenez une confirmation écrite d’admissibilité.

• Documentez en continu : Recueillez factures, ordres du jour et présences en temps réel pour accélérer la réclamation.

• Suivez l’inclusion et la portée : Documentez le recrutement à travers les provinces et régions pour démontrer l’impact national.

Conclusion

SCALE AI — Accélération finance les organismes partenaires pour offrir un accompagnement structuré et performant aux startups et PME canadiennes en IA axées sur les chaînes de valeur. Le financement, versé sous forme de remboursement, couvre des dépenses admissibles engagées au Canada jusqu’à 50 000 $ par startup/PME diplômée dans les limites de votre allocation. En planifiant vos budgets selon les catégories admissibles — personnel, mentorat, formation, espaces, outils et soutien à la commercialisation — et en maintenant une documentation rigoureuse, vous optimiserez l’accès à ce financement tout en maximisant les résultats pour vos entreprises participantes. Comme certaines modalités peuvent varier, confirmez les détails dans votre entente de contribution et vos lignes directrices avant d’engager des coûts.