L’importance de la gestion de projets

Une bonne gestion de projets représente beaucoup plus qu’une livraison de projet respectant les délais, la portée et le budget. Elle rapproche les clients et les équipes, crée une vision de réussite et permet à tous de rester concentrés sur ce qui est requis afin de demeurer sur la voie de la réussite. Un projet bien géré aura une incidence positive qui s’étend bien au-delà de la livraison.

1. Alignement stratégique

La gestion de projets garantit que le projet livré sera conforme et qu’il apportera une valeur réelle.

Chaque client a des objectifs stratégiques. Les projets réalisés servent à atteindre ces objectifs étroitement harmonisés avec ceux de l’entreprise.

2. Leadership

La gestion de projets offre du leadership aux projets et en indique la direction.

En plus d’écarter les obstacles et d’offrir du leadership, la gestion de projet donne une vision et une motivation à l’équipe tout en la formant et en l’inspirant à accomplir le meilleur travail possible. Cela permet une définition claire des responsabilités.

3. Concentration et objectifs clairs

La gestion de projets assure qu’il existe un plan défini permettant d’atteindre les objectifs stratégiques.

Le fait de subdiviser le projet en petites tâches permet aux équipes de rester concentrées sur des objectifs clairs et d’orienter leurs efforts afin d’atteindre l’objectif final. La réalisation d’un projet amoncelé en petites étapes permet également de définir rapidement les risques. Un élément important de la gestion de projets est bien entendu, la gestion du risque.

Il arrive souvent que les objectifs d’un projet doivent être revus afin de tenir compte d’un risque qui s’est concrétisé.

La gestion de projets permet à l’équipe de rester concentrée et, lorsque nécessaire, de se recentrer sur ses objectifs.

4. Planification réaliste d’un projet

La gestion de projets permet d’établir des attentes réalistes concernant ce qui peut être livré, à quel moment et pour combien.

Un bon directeur de projets doit pouvoir négocier des échéanciers raisonnables et réalistes, établir des jalons réalisables entre les parties prenantes, les équipes et la direction. Cela lui permet d’analyser et d’équilibrer les ressources selon l’échéancier établi tout en créant un programme d’exécution réaliste. Il apporte ainsi de l’objectivité à la planification.

Un processus clair accompagné d’un échéancier réaliste permet à tous les membres de l’équipe d’un projet de travailler dans des limites raisonnables.

5. Contrôle de la qualité

La gestion de projets permet non seulement d’avoir le temps et les ressources nécessaires pour livrer un projet, mais permet de tester les résultats à chaque étape.

Une bonne gestion de projets exige une grille d’évaluation d’étapes à partir de laquelle les équipes peuvent évaluer les résultats en matière de qualité, de faisabilité et de rendement du capital investi (RCI). La gestion de projets fait partie intégrante de l’assurance de la qualité, car elle permet d’établir des étapes et des phases au processus, donnant le temps aux équipes d’évaluer et de tester les résultats à chacune des étapes.

6. Gestion du risque

La gestion de projets permet de bien gérer les risques et de les atténuer afin qu’ils ne deviennent pas problématiques.

La gestion du risque est un élément-clé au succès d’un projet. Un processus rigoureux concernant l’identification, la gestion et l’atténuation des risques sont des éléments qui aident à ce qu’ils ne deviennent pas problématiques.

Tous les risques potentiels sont analysés et quantifiés. De plus, un plan d'atténuation et un plan d’urgence sont créés et pourront être mis à exécution si l’un des risques venait à se concrétiser.

Une bonne gestion de projets est importante, car les projets ne se déroulent jamais comme prévu. La gestion des changements et l’adaptation des plans sont des éléments essentiels permettant d’exécuter des projets avec succès.

7. Processus méthodique

La gestion de projets garantit que les bonnes personnes font les bonnes choses au bon moment.

Cela permet ainsi de s’assurer que les bons processus sont suivis à chaque étape, et ce, tout au long du projet. 

Un bon processus aide à définir les fonctions, à simplifier les processus et les résultats, à anticiper les risques et à créer des vérifications et des corrections afin de s'assurer que le projet demeure aligné sur la stratégie globale.

8. Surveillance en continu

La gestion de projets garantit que l’évolution d’un projet est bien surveillée et documentée.

Il est essentiel de surveiller adéquatement un projet et de le diriger selon le plan d’origine afin d’assurer qu’il demeure sur la bonne voie.

La documentation des jalons, des risques, des hypothèses, des dépendances à l’égard des problèmes et leurs enjeux ainsi que des résultats du projet permettent de surveiller le projet tout au long de son évolution. Cela aide les clients à obtenir la confiance des parties prenantes de leur entreprise en leur permettant de surveiller facilement l’évolution du projet.

9. Question d’expertise

La gestion de projets permet à l’équipe de rester concentrée sur la vision d’ensemble, de rassembler tous les membres et de faire les bons compromis afin que le projet soit un succès.

Les directeurs de projets connaissent tous les rouages du travail fait par les équipes, les plateformes et les systèmes utilisés, les possibilités et les limites ainsi que les problèmes qui surviennent normalement. En bref, ils sont le centre des communications d’un projet. Ils s’assurent que rien n'est négligé ou oublié par les différentes équipes impliquées tout au long des différentes étapes du travail.

10. Gérer les succès et les erreurs et en tirer des leçons

La gestion de projets permet de voir les succès et de tirer des leçons des erreurs passées. 

Les directeurs de projets utilisent les analyses rétrospectives ou les examens postérieurs à un projet afin de déterminer ce qui a bien été, ce qui a moins bien été et ce qui devra être fait différemment lors d’un prochain projet. Sans cet apprentissage, les équipes risquent de répéter les mêmes erreurs. Ces rétrospectives sont très utiles lors des réunions de lancement de projet.

Sommaire

Une bonne gestion de projets est importante, car elle permet de livrer les projets avec succès. La gestion de projets entraîne et motive les équipes à donner le meilleur d’elles-mêmes, car elles savent que leur travail est important.

La gestion de projets permet de s’assurer que les équipes livrent les bonnes choses, des choses qui garantissent un bon retour sur investissement, bref tout afin de rendre les clients heureux.

Auteur: Patrick Landry de chez Bloomfield Kooper