Les avantages du télétravail et sa gestion en entreprise

Le télétravail comporte plusieurs facettes très intéressantes pour les organisations et à la fois pour leurs employés. Mais quels sont les avantages relatifs à l'implantation du télétravail au sein d'une entreprise et comment s'assurer d'effectuer un contrôle adéquat du travail effectué par les employés? Pierre Boulay, de Procol Inc. répond à vos interrogations à ce sujet. 

Les avantages du télétravail

Une économie pour les entreprises et les employés

En ces temps difficiles, tous et chacun tireront un bénéfice à faire des économies substantielles. Selon InnoVision Canada, une firme de consultation en télétravail, chaque télétravailleur représente une économie de 5 000 $ par an en espace de bureau pour les entreprises.

Une autre économie, plus sournoise celle-ci, consiste à éviter des dépenses liées au roulement de personnel. Plusieurs entreprises sont parvenues à conserver leurs meilleurs éléments au sein de leur équipe grâce à cette solution. Et que dire des économies personnelles en argent que font les employés sur les vêtements, les coûts de transport et sur le temps de voyagement.

L’offre de télétravail qu’une entreprise peut faire à ses candidats peut représenter un pouvoir d’attraction très puissant pour les nouvelles générations. Nous savons tous que l’offre sera réduite, la compétition en sera donc plus féroce. En effet, une étude prévoit que la demande pour des candidats talentueux augmentera de 35% au cours des 5 prochaines années, mais que l’offre baissera de 15%. La question sera alors: Qu’est-ce que les organisations peuvent faire pour attirer et conserver de bons employés? Malheureusement, il n’y a pas de solution magique, mais plutôt une combinaison de plusieurs stratégies efficaces. 

Le télétravail devient rapidement une stratégie de recrutement et de rétention qui apporte en même temps d’autres bénéfices à l’entreprise. Pour la prochaine génération, les employés associent une grande valeur au télétravail, car cela leur permet de réussir la conciliation travail/famille en plus de réduire les coûts inhérents au travail en entreprise ainsi que le stress associé à celui-ci.

La possibilité d’avoir un plan de contingence

Un autre bénéfice se traduit par la possibilité d’avoir un plan de contingence advenant certains imprévus ou lorsque les employés ne peuvent pas ou ne devraient pas rentrer au bureau, mais qu’ils pourraient quand même participer à la continuité des opérations de l’entreprise. Ce plan de contingence pourrait être nécessaire lorsqu’un évènement inattendu endommage les prémisses même de l’entreprise tel un feu, une inondation ou tout autre dommage empêchant la rentrée des employés.

Le pire cas à prévoir est un cas de pandémie de grippe aviaire où il serait cruel, sinon inhumain, d’exiger que les employés se présentent au travail. Certains plans de contingence prévoient qu’une telle éventualité pourrait entraîner la fermeture des écoles pendant une période pouvant aller jusqu’à trois mois et causer l’annulation de regroupements tels que des événements sportifs, artistiques et autres.

Le gouvernement américain a emprunté l’échelle d’évaluation des ouragans afin de calibrer une pandémie de grippe. De cette façon, la grippe espagnole de 1918, qui a tué un demi-million d’américains serait qualifiée de catégorie 5, tandis que la grippe asiatique de 1957 qui a tué 70 000 américains serait de catégorie 1.

Les bénéfices des logiciels de gestion de processus

Le travail collaboratif, le suivi de l’avancement des travaux et la mesure du travail

Photo: Unsplash

Tenant compte que les jeunes des nouvelles générations sont tombés dans les technos quand ils étaient petits, il n’y aura aucun problème pour eux à suivre une procédure informatisée. De plus, la nouvelle génération souhaite que l’information soit transparente, ce qui va à l’encontre de la tradition de contrôle de l’information des entreprises.

Donc, pour que le télétravail soit acceptable pour les employeurs et aussi satisfaisant pour les employés, un bon logiciel de gestion des processus doit être en place. Un tel logiciel permet aux entreprises le transfert aisé des connaissances et met en place les conditions nécessaires pour l’exercice du télétravail. En effet, le logiciel permet aux personnes en place de décrire les différentes opérations et activités nécessaires au traitement des dossiers selon les divers processus requis et ce, avec aisance et efficacité.

De plus, à n’importe quel moment un superviseur ou une personne qui doit répondre à la clientèle peut vérifier où en est rendu le traitement d’un dossier et informer les intéressés. L’utilisateur pourra voir les diverses étapes de cheminement du dossier en obtenant des informations telles que la date, l’heure ainsi que le nom de l’intervenant. Il pourra également consulter les documents qui se sont ajoutés au dossier et savoir quel intervenant a le dossier en main au moment de sa vérification.

Les superviseurs doivent avoir tous les outils nécessaires afin de voir, à un moment précis, la charge de travail de chacun des intervenants. De plus, ils doivent être mesure de faire des statistiques sur le rendement de chacun en analysant le volume de transactions traitées, le temps moyen alloué par dossier, les dossiers en suspens, ceux qui sont en retard, etc.

Les superviseurs doivent disposer d’outils qu’ils n’ont même pas lorsque les employés travaillent au bureau. Les employés mettent les employeurs en confiance par leur seule présence. Plusieurs tableaux de bord doivent permettre aux superviseurs de voir vraiment ce qui se passe globalement dans les divers secteurs d’activité de l’organisation. L’un deux doit permettre de visualiser le volume de travail accompli par chacun, permettant ainsi d’évaluer le rendement des employés.

L’efficacité est aussi accrue par l’utilisation d’un bon logiciel de gestion des processus, car c’est le programme informatique qui doit orchestrer les multiples activités parmi les intervenants. En effet, dès qu’un intervenant a terminé ses activités sur un dossier, celui-ci doit être transféré instantanément à l’intervenant suivant en acheminant tous les documents du dossier ainsi que toutes les informations sur le suivi de celui-ci.

De plus, l’intervenant doit être informé du travail qu’il doit accomplir et pourra consulter des documents de support afin de bien réaliser sa tâche. Une liste de points de vérification pourra lui permettre de s’assurer qu’il n’a rien oublié avant de laisser le logiciel faire suivre le dossier à l’intervenant suivant.

Auteur: Cet article a été écrit par Pierre Boulay, à la tête de Procol Inc., entreprise de consultation en informatique qu’il a fondée en 1978. Au cours de son existence, celle-ci a développé une expertise en matière de développement de logiciels et de systèmes de gestion de documents (papiers et désormais électroniques), en plus de concentrer ses efforts à élaborer de nouveaux outils favorisant la gestion des processus d’affaires en mode collaboratif.