RSABM

Le RSABM trouve les bons partenaires pour lancer ses projets de gestion de base de données et de RV

"J'ai trouvé que c'était facile de faire affaire avec [helloDarwin]. C'était rapide. Les réponses étaient rapides. Je voyais que je faisais affaire avec des passionnés, des gens qui connaissaient leur affaire."

Christine Tougas

Directrice Générale, Regroupement Soutien aux Aidants Brome-Missisquoi (RSABM)

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Réalité virtuelle + personnes âgées. Au premier abord, cela peut sembler être une combinaison improbable. Mais il a été démontré que la réalité virtuelle améliore les problèmes liés à la détresse mentale, à la fonction de mémoire et à la cognition chez les personnes âgées, qui sont souvent séparées des autres dans l'espace et socialement. Pour le Regroupement Soutien aux Aidants Brome-Missisquoi (RSABM), la réalité virtuelle a offert une nouvelle façon d'enrichir la vie quotidienne de leurs clients - dont beaucoup sont des personnes âgées avec une mobilité et des contacts sociaux limités.

Le RSABM est un organisme sans but lucratif de Cowansville, au Québec, qui offre des services de soutien et de répit aux aidants depuis plus de 20 ans. Ils avaient récemment acheté un casque Oculus VR grâce à une subvention du programme Nouveaux Horizons pour les aînés, qui vise à divertir ou à enrichir la vie quotidienne des personnes âgées. Mais ils ont rapidement réalisé qu'ils auraient besoin d'une programmation spécialisée et d'une configuration ajustée pour que les soignants puissent aider les personnes âgées à utiliser l'appareil. 

"Nos clients ne sont pas en mesure de faire fonctionner [les casques] par eux-mêmes", explique Christine Tougas, directrice générale du RSABM. "C'est là que réside notre défi. Nous devons être capables de contrôler les images dans des appareils de ce type, pour faire vivre d'autres choses aux gens, les amener ailleurs, et ensuite ouvrir des sujets de conversation, de réflexion pour eux."

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À peu près au même moment, le RSABM a réalisé qu'il devait également mettre à jour son système de gestion de base de données pour les informations sur les clients. Avec la base de données actuelle, l'extraction de données pour la production de rapports avancés était presque impossible ; chaque fois qu'un service demandait des rapports très spécifiques qui impliquaient un recoupement des données, Tougas "devait faire tout cela à la main". 

Tougas avait commencé à prendre des mesures pour trouver un fournisseur de services pour le projet de RV après avoir reçu la subvention du programme Nouveaux Horizons pour les aînés quelques mois auparavant, mais "nous nous sommes heurtés à un mur, ça ne marchait pas". Le RSABM avait également envisagé par le passé de passer à un nouveau système de gestion des données. Mais cette recherche était tombée dans l'oubli jusqu'au début de COVID-19, lorsque les restrictions liées à la pandémie et les ordres de rester à la maison ont intensifié le besoin d'une base de données centralisée avec accès à distance. C'est alors que Mme Tougas a décidé d'utiliser helloDarwin pour l'aider à trouver un partenaire approprié pour les deux projets numériques du RSABM.  

Naviguer dans le processus de recherche avec les conseils et le soutien de helloDarwin

Pour lancer le processus de recherche, Mme Tougas a eu une conversation avec Olivier, l'un des conseillers experts de helloDarwin, afin de mieux comprendre les besoins du RSABM et de créer un mandat personnalisé pour chaque projet. " Je ne connais rien aux technologies de l'information ", explique Mme Tougas. " Je me suis retrouvée dans un monde que je ne connaissais pas du tout, n'importe qui pouvait me dire n'importe quoi. Je ne savais pas par où commencer. Olivier m'a montré ce qu'il était possible de faire. C'était rapide. Les réponses ont été rapides. J'ai vu que j'avais affaire à des gens passionnés, des gens qui connaissaient leur métier."

En raison de l'ampleur des deux projets, RSABM a fait appel au support de projet de niveau premium d'helloDarwin, qui offre des avantages supplémentaires tels qu'une présélection, une sélection et une présentation sur mesure des fournisseurs de services potentiels ; un gestionnaire de projet dédié pour vous aider à suivre, analyser et comparer les soumissions reçues ; un accès aux experts sectoriels internes d'helloDarwin pour vous aider à comprendre et à hiérarchiser les besoins de votre entreprise ; et un label " Projet premium " pour attirer les fournisseurs de premier ordre. Cela signifie qu'Olivier était là pour soutenir et aider Mme Tougas à chaque étape du processus de recherche.

"Olivier m'a accompagnée dans toutes ces démarches. Quand je lui disais 'maintenant je fais une pause', 'je finalise cet achat, je passe à l'autre après', tout se passait bien. On savait qu'il fallait me rappeler après telle ou telle date. En bref, j'ai trouvé cela très, très, très efficace".

Pour chaque projet, le RSABM a été orienté vers 2 à 4 entreprises du réseau de fournisseurs de services présélectionnés de helloDarwin. "Ils m'ont fait des présentations, et j'ai eu des réunions virtuelles avec eux pour voir comment ils pouvaient répondre à mes besoins, et aussi en termes de coûts", explique Mme Tougas. Elle a également eu accès aux références de chaque fournisseur de services potentiel - et certaines des références de la liste lui étaient déjà familières, ce qui lui a donné encore plus confiance dans ses décisions finales.

Partenariat avec Hestia Solution et ProdAqua pour enrichir les vies et rationaliser la prestation de soins

Pour le projet de logiciel de gestion, le choix du fournisseur s'est fait naturellement : Hestia Solution, une application de gestion pour les organisations à but non lucratif. "[Hestia Solution] répondait vraiment à tous nos besoins et c'était relativement facile à comprendre. Et puis ça touchait tous les domaines sur lesquels nous avions besoin d'informations, notamment les notes à classer. Et le coût est resté raisonnable et conforme à notre budget."

Le projet de réalité virtuelle était, selon les mots de Mme Tougas, un peu plus "hors des sentiers battus". Le RSABM a fini par signer un accord avec ProdAqua, une société de production audiovisuelle basée au Québec et spécialisée dans l'imagerie aquatique et la création de vidéos pour de multiples formats et technologies. En plus des films en RV sous-marins, le RSABM a également pu obtenir tout l'équipement de RV nécessaire par l'intermédiaire de ProdAqua, qui a aidé à l'installation et s'est assuré que tout était correctement réglé pour les clients de RSABM. 

Maintenant, "vous venez nous voir, et nous vous emmenons en exploration sous-marine", dit Tougas. "Lorsque nous avons accès aux lunettes [RV] à partir des tablettes, l'Oculus et la tablette communiquent entre eux. Ce que l'on voit sur la tablette correspond à ce que l'on voit sur l'Oculus, de cette façon, nous sommes capables de les guider et d'être en contact avec eux."

L'accord avec ProdAqua prévoit également la livraison en octobre d'un tout nouveau film en RV, qui est tourné en Europe pendant l'été. Et Hestia installera bientôt le nouveau logiciel de gestion dont le RSABM a si désespérément besoin. Lorsque notre COO, Francis, a demandé à Tougas si elle se tournerait vers helloDarwin la prochaine fois qu'ils auraient besoin d'un partenaire externe, voici sa réponse : "On pensera à vous, c’est certain, parce que ça a vraiment bien été ! J'ai besoin d'information parce que là moi ça n'est pas de ma génération. Je pourrais à la limite être ta grand-mère. Puis j'adore ça travailler avec des jeunes ! Vous en mangez là !"

 On va prendre ça comme un oui ;) 

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